Mit jelent az ERP érettség?

Mielőtt ERP bevezetésről vagy használatról beszélünk, ki kell deríteni, hogy a vállalkozásunk ERP-érett-e. Az ERP érettség elsődleges meghatározása rendkívül egyszerű: választ kell adnunk arra, hogy az adott vállalat üzleti folyamatai mennyiben dolgozhatók fel egy ERP rendszerben. Ha megfordítjuk a gondolatot, akkor így hangzik: elég jók-e a vállalkozás üzleti folyamatai ahhoz, hogy egy ERP rendszert vezessünk be? 

Persze könnyedén rá lehetne vágni, hogy „igen, ez nem is lehet kérdés”.  Azonban sok esetben mégis azt tapasztaltuk, hogy lehet javítani a folyamatokon egy ERP bevezetés előtt.

Miből áll a “javítás”?

Először is fel kell mérni a jelenlegi, statikus állapotot és ki kell értékelni amit találtunk. Majd meg kell határozni a változtatások körét, az elérendő célokat, a módszereket és a bevonható erőforrásokat. Végül pedig rá kell lépni arra a bizonyos sárga köves útra.

Elindulni egy dolog, de végig is kell haladni rajta. Hiába egyenes a nyomvonal, akadályok és kátyúk tarkítják. Érdemes szakértő segítséget (független tanácsadói GPS) igénybe venni, hogy az út gyorsabb, simább és olcsóbb is legyen.

Miért fontos az érettség felmérése?

A felmérés a „jelen állapot” teljes feltárása mellett segít megtalálni az eltéréseket az aktuális üzleti folyamatok és az ERP-rendszer elvárásai közt. Ennek folyományaként különböző eszközökkel ERP érett állapotba lehet hozni a vállalkozást. Ezután az ERP bevezetése már sokkal egyszerűbben megtörténhet.

Egy megfelelően előkészített, jól működő, a szervezet folyamatait tökéletesen kiszolgáló ERP rendszer növeli az együttműködést a szervezeten belül, a szervezet nagyobb agilitást képes kifejteni, jobban alkalmazkodik a változó piaci környezethez, ami komoly versenyelőnyt jelent.

A folyamatok javításával:

• növekszik a termelékenység és a hatékonyság;
• csökken a hibák száma;
• kevesebb a pazarlás az alapanyagokkal és erőforrásokkal;
• nő az ügyfél elégedettség;
• Nagyobb lesz a megfelelés a vonatkozó törvényi előírásoknak;
• minimalizálódnak az üzleti kockázatok.

Hogyan kell felmérni egy szervezetet?

Egy áttekintő felmérést kidolgoztunk, mely 2024 folyamán elérhető lesz a weboldalunkon, de a részletes analízishez a problémás területek felmérése mindig egyedi kérdések vizsgálatát rejti. Vezetői és munkatársi interjúkkal, a működés megismerésével és dokumentálásával, majd a megszerzett adatok elemzésével és kiértékelésével lehet megismerni egy vállalkozás működését. A felmérésben és a kiértékelésben elég sok a szubjektív, tanácsadói elem, többnyire korábbi projektekben megszerzett tapasztalat.

Hogyan lehet értékelni a szervezet érettségét?

Felrajzoljuk a szervezetet, rá illesztjük a felmérésben megismert működést, majd összehasonlítjuk a korábban már megalkotott jövőképpel, hogy lássuk, mit kell megváltoztatni. Végül leegyeztetjük és kiértékeljük az ügyféllel, mit javaslunk megváltoztatni.

Ha ez megtörtént, jöhetnek a szisztematikus és strukturált javító folyamatok. Ebbe nem szabad csak úgy beleugrani, mert könnyedén katasztrofális vége lehet. Amikor végeztünk a folyamatok javításával, akkor lehet továbblépni az ERP kiválasztáshoz. Párhuzamosan azért nem érdemes felmérni/változtatni és kiválasztani, mert egyrészt nagyon nagy energiákat kötne le (ki fogja megtermelni az új ERP árát?), másrészt a nem kész folyamatokra nem lehet „ráültetni” a rendszert. Nagyon fegyelmezett és nagy teherbírású szervezeteknél előfordulhat, hogy azt javasoljuk, hogy a terv 80%-nál indítsuk az ERP rendszer kiválasztási projektet.

Az érettség fenntartása 

Önmagukban a legfejlettebb informatikai eszközök nem fogják biztosítani a fennálló helyzet megmaradását (gondoljunk például a fluktuációra, mint a szervezeti tudást erodáló hatásra), éppen ezért létfontosságú, hogy folyamatosan magas szinten tartsuk, illetve fejlesszük az elért eredményeket. Be kell ágyazni a szervezeti kultúrába a megfelelő lépéseket, lehetőleg jól dokumentált formában. Ezzel együtt folyamatosan, átgondoltan mérni kell a teljesítményeket, ha pedig szükséges, javítsunk is rajtuk. Az érettség fenntartása nem egyszeri projekt, hanem folyamatos tevékenység. Képzett munkavállalókat és eltökélt vezetőséget igényel!

Szerző: Benkó Gábor – Norex Erp