5 csapdahelyzet, amit kerülj el az ERP integráció során
Ugyan a vállalati szoftver integráció számos előnnyel jár, úgy teljes a kép, ha szót ejtünk a kockázatokról is. Akár a meglévő ERP-rendszert szeretnénk upgradelni, akár egy újat tervezünk bevezetni, mindenképp fel kell készülni a kihívásokra. A következőkben ebben próbálunk segíteni.
Az ERP-integráció lényege, hogy áthidalja a szervezet különálló rendszereit és egy egységes ökoszisztémát hozzon létre, megnyitva az utat az adatok hatékony eléréshez és megosztásához.
Például a könyvelési csapatnak szüksége van az értékesítési csapat adataira, akkor azt egyetlen helyről, az ERP-rendszerből beszerezhetik ahelyett, hogy különböző más rendszerekkel kellene foglalkozniuk.
De mégis, milyen kockázatokkal lehet számolni?
1. Adatmigráció
Amikor különböző rendszerek integrálása történik, az adatok duplikálása vagy törlése mindig kockázatot jelent. Léteznek rendkívül érzékeny munkafolyamatok, ahol még a legkisebb mértékű változás is problémát okozhat és az adatok véletlen módosítása akár a teljes szervezetet megboríthatja.
Mivel az adatmigráció megzavarhatja az üzleti folyamatokat, fontos bebiztosítani a megbízható adatérvényesítési és adategyeztetési folyamatot.
2. Komplexebb navigálás
Az ERP-szoftverek integrálása más rendszerrel összetett lehet, mivel a sikerhez a szervezet összes üzleti folyamatának mélyreható ismerete szükséges. Az ERP-integrációs projekt megkezdése előtt, időt kell szánni arra, hogy megértsük az összes érintett részleg üzleti folyamatait. Ehhez erős vezetői támogatásra van szükség, különösen akkor, ha újonnan megjelenő technológiákról is szó van.
3. Felhasználói képzés
Az integrált rendszerek ugyan összetettebbek, de gyakran a problémák a megfelelő képzés hiányából adódnak. Számos szoftver projekt bukik meg a felhasználói elfogadás hiánya miatt, és ez alól az ERP-integrációs projektek sem kivételek.
Az egyik legjobb módja a felhasználói elfogadás növelésének az egész szervezetben az, ha olyan testreszabott oktatást biztosítunk a munkavállalóknak, amely figyelembe veszi a folyamatváltozásoknak az egyes alkalmazottakra gyakorolt hatását.
4. Biztonság
Az ERP-rendszer konszolidálja a szervezet összes létfontosságú adatát, ami sok előnnyel jár, ugyanakkor növeli a biztonsági kockázatok számát is.
Az ERP-integráció azt jelenti, hogy különböző adatforrásokat kapcsolunk össze és ezen eszközök mindegyike veszélybe kerülhet, ha valaki jogosulatlanul fér hozzá az adatokhoz.
Épp ezért, mát a tervezés során kiemelt figyelmet kell fordítani a biztonságra és olyan intézkedéseket érdemes bevezetni, mint például a kétfaktoros hitelesítés.
5. Valós idejű adatok elérése
A múltban a vállalatirányítási rendszerekben elsősorban kötegelt feldolgozással generálták az adatokat, aminek során csak egy bizonyos küszöbérték vagy időpont eléréséig gyűjtötték őket. Ha elérték ezt, az adatokat egy kötegként dolgozták fel.
Azonban a szervezeteknek ma már egyre több olyan rendszerük van, amelyeknek szükségük van a valós idejű adatokra. A valós idejű adatfeldolgozás folyamatosan továbbítja az adatokat, és olyan adatáramlási automatizálási funkciókat igényel, amelyek nem minden ERP-rendszerben szabványosak.
Ezért létfontosságú, hogy az ERP szoftver kiválasztása előtt megértsük az adott szervezet igényeit. Ha a munkafolyamatokhoz valós idejű feldolgozásra van szükség, akkor olyan ERP-megoldásba kell befektetni, amely támogatja ezt.
Forrás: Panorama Consulting
