ERP bevezetés: mennyibe fog kerülni és meddig tart?

A cégvezetők gyakran aggódnak, hogy az ERP projekt túl sokáig fog tartani és túl sokba kerül majd. Egy ERP-rendszer bevezetés ugyanakkor mindig elsősorban üzleti projekt és soha nem csupán informatikai. Jó eséllyel egy sikeres üzleti transzformáció részeként valósul meg, de mégis reálisan mennyi időt vesz igénybe a folyamat?

Nemzetközi szinten egy átlagos ERP-bevezetési időszak 12-18 hónap. Az átlagos bevezetési költség pedig az éves árbevétel 4-5, termelő cégeknél akár 7,5 százaléka. Az itthoni adatok kicsit mások. Egy teljes funkcionalitást adó ERP bevezetés középvállalati körben 8-14 hónapig tart. Költsége pedig 2-4 százalékot tesz ki az éves árbevétel arányában. Érdemes tudatosan tervezni a költségkeretet. Amibe nemcsak a licenc és a konzultáció kerül bele, hanem a belső költségeinkkel, hardverfejlesztési, interfész és egyéb tételekkel is számolnunk kell. És ha kész a büdzsé, akkor még legalább 10 százalék tartalékot tegyünk hozzá, mert mindig lehetnek váratlan események. Felhő alapú ERP-rendszer bevezetésénél hasonló alapossággal kell a költségek tervezésénél eljárni, ugyanakkor a bevezetési időszak lényegesen lerövidülhet.

A magyar közép- és nagyvállalatok jellemzően nem rendelkeznek projektirodával, és a legtöbb helyen a projektkultúra sem tartozik a vállalat erősségei közé. Mindenképpen érdemes a vezetői teamnek, vagy az ERP teambe delegált tagoknak közösen végiggondolni az alábbiakat:

Korábbi hibás döntések

A hibás projektdöntéseket sok cégnél inkább elhallgatják és nem használják ki a lehetőségét, hogy tanuljanak belőle. Fontos, hogy a projektjeinket objektíven értékeljük, és ne a személyi retorzió legyen a cél, hanem hogy a szervezet tanuljon, fejlődjön.

Igények megfogalmazása

Ez az egyik legnagyobb hibalehetőség ügyféloldalról. Egy példával élve, ha építkezés előtt készíttetünk egy hozzáértő építésszel pontos tervrajzot, majd kivitelezési tervet, és csak ezután vágtunk bele a kivitelezők versenyeztetésébe, miért tennénk ezt másként a cégünk egyik legfontosabb projektjénél? A dokumentált igényspecifikáció a projekt lelke. Ha szánunk rá időt és energiát, és nem 12 oldalas fércművet gyártottunk, akkor máris van esélyünk rá, hogy a projektünk ne fusson extrém kockázattal már az első naptól fogva.

Ha teljes funkcionalitású ERP-rendszert szeretnénk egy lépésben bevezetni, akkor a teljes működésre vonatkozó üzleti folyamat áttekintése elengedhetetlen. Nem elég, ha az évek óta a polcon porosodó SZMSZ-t vagy az ISO kézikönyvünket kimásoljuk, mert az élet azóta biztosan produkált változásokat. Amikor mi ügyféloldali tanácsadóként dolgozunk, rendszeresen ellenőrizzük, hogy a szabályzatokban leírt és a valós folyamatok között mekkora az eltérés (GAP). Minél nagyobb a különbség, annál nagyobb a kockázat, hogy a szállítót elvisszük a málnásba az igények meghatározásánál. Azt írjuk le, és úgy, ahogy valójában működünk, vagy ahogyan szeretnénk majd működni.

A bevezetés sikere nagy százalékban a projektcsapaton múlik

Míg elméletben mindenki támogatja a változásokat, a valóság az, hogy ha az adott személyt is érinti az esemény, és ő úgy érzi, hogy számára nem előnyösen, nos, onnantól jön az ellenállás, attól függően, ki milyen személyiség – ki hangosabban, ki csendesebben, de elkezdik fúrni a projektet. A sikertelen projektek jelentős részét az ügyféloldali hibás projektmenedzsment, és/vagy a belső ellenállás buktatta meg. Fontos, hogy ezt tudjuk, és legyünk rá felkészülve. Ha nem vagyunk biztosak a dolgunkban, keressünk hozzá megfelelő külső szakértőt, aki segíti a folyamatot. A felsővezetői támogatás az alap, de még meg kell nyernünk a projekt számára a hangadókat, a kulcsembereket, és a végfelhasználókat is. Mert összerakhatjuk a világ legjobb ERP-rendszerét is, ha a logisztikai igazgató nem engedi a munkatársait tesztelni, megtanulni és használni a rendszert – mert nem bízik benne, vagy fél attól, hogy az eddig kis rejtett birodalmának belső ügyeit más is láthatja – máris a bukás felé száguld a projektünk.

Ha első lépésként legalább a fenti előkészítő lépéseket megtesszük – lehetőleg egy szakértő segítségével –, máris nagyobb az esélyünk a sikeres ERP-projektre.

Forrás: Hvg.hu