Néhány szó a projekt auditról
Az egyik szolgáltatásunkat viszonylag kevesen ismernek. Ez pedig nem más, mint a projekt audit. Mire is jó valójában?
Körülbelül másfél éve történt az egyik Vezérigazgató Találkozón cégvezetőnk, Kulcsár Alexandra tartott egy előadást arról, hogy milyen tipikus problémák fordulnak elő az ERP projekteknél. Egy ismert, nagy magyar cég tulajdonosai és stratégiai igazgatója az előadás után megkeresték Alexát. Azt mondták, hogy szörnyű érzésük van, mert azok a tipikus problémák, amikről szó volt az ERP projekt kapcsán, szerintük az ő projektjüket teljes egészében jellemzi. Azt kérdezték, hogy van-e erre valami megoldás?
A válasz pedig az volt, hogy ezt a szolgáltatásunkat, úgy hívják, hogy projekt audit.
Olyan bevezetési projektekhez kapcsolódik, amik éppen folyamatban vannak, de érzékeljük, hogy problémák adódtak. Látjuk a tüneteket, de nem tudjuk meghatározni, hogyan és milyen formában lehetne az ideális ívre visszahúzni.
Hogyan szoktunk dolgozni ilyen esetekben?
Elkérjük az összes elkészült dokumentációt. Tehát azt is, hogy az ERP szállító eredetileg milyen ajánlatot adott, milyen szerződést kötöttek, milyen dokumentációja van magának a projektnek. Információt gyűjtünk arról, hogy milyen megállapodások születtek, hogy nézett ki az ütemezés, kinek milyen feladatai vannak. Lefolytatunk interjúkat a projektvezetővel, kulcsfelhasználókkal, projektszponzorral és az így kialakult képről készítünk egy dokumentumot.
Ezt projekt audit riportnak hívjuk, amit egy vezetői prezentáción szoktunk bemutatni. Ennek az a célja, hogy segítsük az ügyfelet abban, hogy milyen irányú döntéseket lehet hozni az adott helyzetben. Ha nagyon komoly gondok vannak, akkor ezeket a projekteket ilyenkor meg kell állítani, vagy újra kell strukturálni. Amennyiben korrekcióra van csak szükség, akkor javaslatokat teszünk arra, hogy milyen megoldások vannak, vagyis átütemezések, feladatok, prioritások megváltoztatása.
A korábban említett konkrét esetben is egyébként végül az történt, hogy a projekt audit dokumentációt prezentáltuk a cégvezetésnek. Ők nagyon ügyesen, gyorsan, flottul léptek és sikerült egy kisebb átütemezést gyakorlatilag megoldaniuk úgy, hogy a projekt sikeresen elindult, a szoftver használatba került. Úgyhogy ezúton is bátorítjuk a kedves cégvezetőket, kérjenek projekt auditot minden olyan esetben, amikor valahogy az a furcsa érzésük támad, hogy valami nem jól megy. Érdemes ezt megtenni, még mielőtt a projekt beáll a kritikus út végén lévő sikertelenségi mocsárba. Keressenek meg minket, át fogjuk nézni gyorsan a projekt helyzetét és aktív segítséget tudunk nyújtani abban, hogy hogyan lehet ezeket a projekteket megmenteni vagy sikeressé tenni. Projekt auditra fel!
