Az üzleti folyamatok digitalizációja az alap, ami a sikeres vállalathoz kell 2023-ban?

Az elmúlt évek számtalan olyan eseményt hoztak az életünkbe, amiket korábban csak filmekben láthattunk. Mondhatni feje tetejére állt a világ. Mindeközben a technológiai és IT innovációk, újítások szüntelenül áradnak felénk. Sokszor nehéz kiigazodni a digitális világ, a digitalizáció trendjei között, de van néhány támpont, ami segítségünkre lehet.

A negatív gazdasági prognózisok miatt a hazai vállalatok nagy része először a marketing és
informatikai költségeket vágja meg, de ez valójában nem szerencsés irány, ahogy azt az előző
2008 utáni időszakban is láthattuk. Hiszen egy jól megtervezett, biztos alapokon működő
digitalizált tranzakcionális rendszer egy cég számára komoly versenyelőny lehet. 

De mégis hogyan?

Léteznek úgynevezett integrált vállalatirányítási rendszerek, azaz más néven ERP-rendszerek
(enterprise resource planning), amelyeknek lényege, hogy ezek a komplex informatikai
szoftverek a szervezet egészéből összegyűjtik a tranzakcionális adatokat és egy közös
platformon tárolják őket, mindenki számára hozzáférhető módon. Mindez általánosságban
lehetővé teszi az alkalmazottak és az üzleti vezetők számára, hogy hiteles, pontos képet
kapjanak az üzleti műveletekről, a pénzügyi folyamatokról, az értékesítésről, raktárkészletről,
gyártási és beszerzési folyamatok státuszáról, vagyis egyetlen ERP-rendszerrel nyomon
követhető egy vállalkozás teljes működése. 

Kulcsár Alexandra a Norex ERP Consulting Kft. cégvezető-tulajdonosa 26 éve dolgozik az
ERP, azaz vállalatirányítási rendszerek területén. A csapat technológia- és szállító független
ügyféloldali tanácsadással foglalkozik a közép és nagyvállalati szektorban, a gyártó cégektől
kezdve a szolgáltató cégeken keresztül a gazdaság minden szegmensében. Alexandra évek óta
publikál a témában a Computerworld ERP bloggereként, valamint a METU Excecutive MBA
szakán adja át tudását. 2022-ben elnyerte az “Év ERP tanácsadója” címet a Hungarian
Business Awards eseményen. A szakember szerint napjainkban egy vállalat sikere múlhat
azon, hogy az üzleti döntéshozók minden szükséges adatot digitalizáltan, valós időben
elérjenek.

Egyre több vállalat vág bele új ERP megoldás bevezetésébe, a nemzetközi felmérések szerint
azonban a projektek 50+ százaléka elbukik. Párhuzamosan fennálló problémának nevezte azt
is, hogy az Európai Unióban hazánkban a második legalacsonyabb az ERP rendszerek
használata, alig a vállalatok 20 százaléka használ integrált rendszert. A többség kis ügyviteli
szoftverekkel és Excel táblák tömegéből nyert adatokkal próbál vállalkozást vezetni.

Egy független ERP tanácsadó szakértelme tízmilliós nagyságrendű felesleges költségektől
tudja megkímélni ügyfeleit. Alexandra elmondta, hogy a NOREX ERP egyedi módszertana
miatt 98 százalékos sikerrátával dolgoznak ügyfeleik: vagyis a kiválasztott ERP rendszerek
napi használatba kerülnek, a tervezett idő- és költségkereten belül, ami hatalmas értéket
jelent.

Adatok birtokában lehet jó döntéseket hozni

Mint mondta, az egy munkavállalóra eső gazdasági előállító-képesség Magyarországon fele
az uniós átlagnak, amin lehetne javítani, ha a repetitív, ismétlődő feladatokat digitalizálnánk.
Kulcsár Alexandra kiemelte, a legtöbb vállalatvezető nincs tisztában azzal, hogy az
ERP rendszerek menedzselésére az igény pontos, specifikált megfogalmazásától, a szállítók
közös kiválasztásán, annak kommunikációs, jogi és szakmai egyeztetésén át egészen a
rendszer tényleges bevezetésig milyen komoly kompetencia áll rendelkezésre szakértői
cégeknél, ami válság idején rengeteget hozhat a konyhára.

Az elismert ERP szakértő közölte, a legtöbb közép- és nagyvállalatnál a számos
adminisztrációs folyamat, mint pl. a számlafeldolgozás teljesen manuális, ami rendkívül idő-
és költségigényes.

„A nehéz gazdasági periódusban ezeken az alapokon múlhat a siker. Az tud majd talpon
maradni, akinek megvan minden olyan információja, amely alapján üzletileg jó döntéseket
lehet hozni – nem érzelmi alapon, hanem az adatok birtokában” – fejtette ki.

A szakértő elmondta, a vállalatirányítási rendszerek bevezetéséhez először a cégeknél kell
rendet rakni, standardizálni kell a folyamatokat, az elvárásokat pedig a valósághoz kell
igazítani. Példaként említette, hogy hogy ha cégeladáson gondolkodnak, komoly cégérték
növelő beruházás lehet egy új ERP használata, okosan szabályozott folyamatokra építve.
Igényesebb ügyfeleket csak megfelelően digitalizált folyamatokkal lehet csak hosszú távon
kiszolgálni.

A szakértő minden ERP bevezetésen gondolkodó cég számára a következő 2 előkészítő lépést
javasolja:

Tervezzünk!

Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése előtt fontos meghatározni a célokat, amely a
jelenlegi üzleti gyakorlatok és a fejlesztést igénylő területek alapos elemzésével valósul meg.
Az ERP-k komplex és nagy rendszerek, ezért lényeges, hogy elkészüljön a bevezetésükre
vonatkozó ütemterv, kijelöljük a projektcsapat egyes tagjainak feladatait, meghatározzuk a
képzési folyamatot, és a fentieket beépítsük a projekttervbe. Egy ERP-rendszer fenntartása
nem olcsó, ezért ne csupán a projektár, hanem legalább 3-5 év teljes tulajdonlási költsége
(TCO) alapján döntsünk.

Forduljunk független ERP szakértőhöz!

A megfelelő vállalatirányítási rendszer kiválasztása, a szerződési és bevezetési folyamat
menedzselése speciális szaktudást igényelnek, mely az operatív vállalati menedzsereknél a
legritkább esetben érhetőek el. Egy  jó  ERP tanácsadó naprakész piaci és termék ismeretekkel
rendelkezik. Ismeri, hogy milyen platformok elérhetők, azon belül milyen termékek léteznek,
milyen változatok vannak és megfelelő módszertannal dolgozik. Egy független ERP-
tanácsadó alkalmazása erősen ajánlott, hiszen egy ERP-rendszer teljes körű bevezetése
kiemelten nagyértékű beruházás és hatalmas munka, melynek sikere alapvetően
befolyásolhatja a cég jövőjét. Utólagos ERP projekt auditokkal is foglalkoznak, de ilyenkor
már sokkal nehézkesebb az eredeti elvárásokat kielégíteni.