Mitől lesz válság álló egy ERP-projekt?

Az integrált vállalatirányítási rendszerek (ERP) sikerességi mutatója a nemzetközi adatok szerint elég lehangoló. A bevezetések fele vagy tovább tart, vagy többe kerül, vagy nem valósítja meg az elvárt funkcionalitást. Hogyan lehet a válság alatt mégis sikeres ERP bevezetésünk?

A sikeres projektek nagyon jól körülhatárolható jellemzőkkel bírnak.

Alapkérdések

Az ideális kezdet első lépése nem az, hogy kiadjuk a rendszergazdának, hogy guglizza ki nekünk, milyen ERP-rendszerek vannak kis hazánkban, mert ez a folyamatban később kerül sorra. És nem is az, hogy felhívunk egy-két szoftvercéget: mennyi lenne egy ERP, holnapra. Ezek hibák, melyeket ne kövessünk el!

Először a cég tulajdonosai, vezetői, középvezetői közösen válaszoljanak erre a 3 kérdésre:

1. Valójában miért szeretnénk egy új ERP-t bevezetni a vállalathoz?

Nagyon sokféle válasz létezik, de a projekt sikere szempontjából extrém fontos, hogy pontosan tisztában legyünk azzal, mik az elvárásaink. És persze rögtön érdemes ezeket validáltatni, vajon reálisak-e. Aki azt hiszi, az ERP valamiféle sebtapasz, ami minden vállalati bajt meggyógyít, annak van egy rossz hírünk. Az ERP-rendszer egy fontos eleme a puzzle-nak, de nem a Szent Grál.

Mik lehetnek a főbb okok?

• Az ügyfeleknek ciki azt mondani, hogy nem tudjuk, mikorra lesz kész a megrendelésük, majd később telefonálunk.
• Kinőttük a régi, sziget ügyviteli megoldásainkat.
• Az egyedi fejlesztésű ügyviteli rendszerünk fenntartása nehézkes és költséges.
• Hosszú hetekig tart összeszedni a valós működési adatokat.
• Néha „vakon” kell döntéseket hoznunk.
• El akarjuk adni a céget, és ehhez először rendbe kell tennünk a folyamatokat, amihez egy ERP-rendszer kiváló segítséget ad.

Tisztáznunk kell azt is, hogy ezekre a problémákra valójában egy ERP-rendszer bevezetése jelenthet-e megoldást. Sokszor az a későbbi csalódás oka, hogy a csonttörésre sebtapaszt rakunk.

Ha alapvető működési hibák vannak a cégünknél, azokat nem az ERP-bevezetésével fogjuk tudni rendben tenni. Mindenképpen még előtte kell velük foglalkoznunk, különben nem leszünk elégedettek a végeredménnyel.

Arra is fel kell készülnünk, hogy az emberek nem szeretik a változásokat. Főleg nem a szabályozottabb irányba történő változást. A KKV-szektorban sokan tévesen értelmezik rugalmasságnak a szervezetlenséget és a szabályozatlanságot, valamint az ERP-gyilkos, egyedi döntéseken, kivételeken alapuló működést.

2. Mikor?

Ideális pillanat sosincs, ez biztos. Ha jól megy a cég, akkor azért, ha rosszul megy, azért nem jó az időpont. Persze, egészen más irányban érdemes elindulni, ha valaki éppen cégeladáson töri a fejét. Vagy ha a legnagyobb vevőnk szeretné a saját digitális stratégiáját ránk erőltetni.

Az ERP-bevezetési projekt mindig nehéz, stresszes és költséges munka. A bevezetés későbbre csúsztatására csak akkor látok okot, ha nem tudjuk prioritássá tenni a projektet.

A mostani válság győztesei azok a cégek, akik felismerték, hogy a szigetszerűen működő rendszerek és óriás Excel-táblák feldolgozása élőmunka-igényes. Amit egy alacsonyabb bevételi szint mellett már nem fognak tudni működtetni.

3. Mennyibe fog ez nekünk kerülni, és meddig tarthat, milyen projektszervezettel?

Egy ERP-rendszer bevezetése mindig elsősorban üzleti projekt és soha nem csupán informatikai. Jó eséllyel az új ERP-rendszer bevezetése egy sikeres üzleti transzformáció része, melyet az első számú vezetők egyike irányít, akár külső támogatással.

A nemzetközi tapasztalatok szerinti ökölszabály a következő: átlagos ERP-bevezetési időszak 12-18 hónap. Átlagos bevezetési költség az éves árbevétel 4-5, termelő cégeknél akár 7,5 százaléka.

Az itthoni adatok azért mások: egy teljes funkcionalitást adó ERP-bevezetés középvállalati körben 8-14 hónapig tart. Költsége pedig 2-4 százalékot tesz ki az éves árbevétel arányában. Nagyon tudatosan tervezzünk költségkeretet. Nemcsak a licenc és a konzultációs költségekkel kell számolnunk, hanem a belső költségeinkkel, hardverfejlesztési, interfész és egyéb tételekkel is. És ha kész a büdzsé, akkor még legalább 10 százalék tartalékot tegyünk hozzá, mert mindig lehetnek váratlan költségek. Felhőalapú ERP-rendszer bevezetésénél hasonló alapossággal kell a költségek tervezésénél eljárni.

A magyar közép- és nagyvállalatok jellemzően nem rendelkeznek projektirodával, és a legtöbb helyen a projektkultúra sem tartozik a vállalat erősségei közé. Mindenképpen érdemes a vezetői teamnek, vagy az abból az ERP teambe delegált tagoknak közösen végiggondolni a következőket:

a. Képesek vagyunk-e cégszinten projekteket sikeresen működtetni?

A hibás projektdöntéseket sok cégnél inkább elhallgatják, mint arra használnák, hogy tanuljanak belőle. Fontos, hogy a projektjeinket objektíven értékeljük, és ne a személyi retorzió legyen a cél, hanem hogy a szervezet tanuljon a hibákból, fejlődjön.

b. Képesek vagyunk-e az igényeinket pontosan megfogalmazni, leírni, majd összvállalati szinten priorizálni?

Ez az egyik legnagyobb hibalehetőség ügyféloldalról. Egyszerű példával szemléltetve: ha építkezés előtt mindig készíttetünk egy hozzáértő építésszel pontos tervrajzot, majd kivitelezési tervet, és csak ezután vágunk bele a kivitelezők versenyeztetésébe, miért tennénk ezt másként a cégünk egyik legfontosabb projektjénél? A dokumentált igényspecifikáció a projekt lelke. Ha szánunk rá időt és energiát, és nem 12 oldalas fércművet gyártottunk, akkor máris van esélyünk rá, hogy a projektünk ne fusson extrém kockázattal már az első naptól.

Ha teljes funkcionalitású ERP-rendszert szeretnénk egy lépésben bevezetni, akkor a teljes működésre vonatkozó üzleti folyamat áttekintése elengedhetetlen. Nem elég, ha az évek óta a polcon porosodó SZMSZ-t vagy az ISO kézikönyvünket kimásoljuk, mert az élet azóta biztosan produkált változásokat.

Amikor mi ügyféloldali tanácsadóként dolgozunk, rendszeresen ellenőrizzük, hogy a szabályzatokban leírt és a valós folyamatok között mekkora az eltérés (GAP). Minél nagyobb a különbség, annál nagyobb a kockázat, hogy a szállítót elvisszük a málnásba az igények meghatározásánál. Azt írjuk le, és úgy, ahogy valójában működünk, vagy ahogyan szeretnénk majd működni.

Vátozásmenedzsment

Míg elméletben mindenki támogatja a változásokat, a valóság az, hogy ha az adott személyt is érinti az esemény, és ő úgy érzi, hogy számára nem előnyösen, nos, onnantól jön az ellenállás, attól függően, ki milyen személyiség – ki hangosabban, ki csendesebben, de elkezdik fúrni a projektet. A sikertelen projektek jelentős részét az ügyféloldali hibás projektmenedzsment, és/vagy a belső ellenállás buktatta meg. Fontos, hogy ezt tudjuk, és legyünk rá felkészülve. Ha nem vagyunk biztosak a dolgunkban, keressünk hozzá megfelelő külső szakértőt, aki segíti a folyamatot. A felsővezetői támogatás az alap, de még meg kell nyernünk a projekt számára a hangadókat, a kulcsembereket, és a végfelhasználókat is. Mert összerakhatjuk a világ legjobb ERP-rendszerét is, ha a logisztikai igazgató nem engedi a munkatársait tesztelni, megtanulni és használni a rendszert, máris a bukás felé száguld a projektünk.

Ha első lépésként legalább a fenti előkészítő lépéseket megtesszük – lehetőleg egy szakértő segítségével –, máris nagyobb az esélyünk a sikeres ERP-projektre.

Forrás: Hvg.hu