Szempontok az ERP szállító kiválasztásához és összehasonlításához

Egy ERP rendszer kiválasztása kiemelten fontos döntés és sok tényezőt szükséges mérlegelni. Nem elég csupán összemérni az ERP rendszerek jellemzőit, költségeit és telepítési modelljét. A mögöttük álló szállítókat is alaposan meg kell vizsgálni, hiszen velük hosszú évekig együtt fog dolgozni az adott vállalat. Mire érdemes figyelni?

Az alapos értékelés időigényes, de egy alaposabb elemzés mindenképp megéri a befektetett időt és energiát. Egy ERP rendszer évekig része lesz az üzletnek, ezért nem szabad félvállról venni a döntést. Az alábbi szempontokat érdemes szem előtt tartani.

Üzleti követelmények

Mire van szüksége az ERP rendszernek? A kérdés alapvetőnek tűnhet, de megválaszolása nagyfokú átgondoltságot igényel. Ebben az esetben rendkívül hasznos lehet egy kijelölt belső projektcsapat, amely a különböző területekről érkező stakeholderekből áll. Minden egyes tagnak először saját csapatától kell visszajelzést gyűjtenie arról, hogy hogyan szeretnék használni az új rendszert, beleértve a kívánt funkciókat is. Ezután a belső csapat összeállíthat egy üzleti követelményelemző dokumentumot, amely koordinálja a visszajelzéseket. Megfogalmazhatnak egy átfogó elképzelést arról, hogy a rendszer hogyan fog értéket (ROI-t) teremteni és meghatározhatják, hogy milyen mérőszámok segítségével mérik majd a várható ROI-t. Ezt a dokumentumot útmutatóként lehet használni a különböző rendszerek értékeléséhez, és végső soron az ERP rendszer megtérülésének méréséhez.

ERP funkciók 

A különböző vállalatok és részlegeik olyan ERP-funkciókat igényelnek, amelyek támogatják az egyedi folyamataikat. De valószínűleg mindenkinek igénye lesz egy könnyen kezelhető felületre, amely a kulcsfontosságú teljesítménymutatókkal (KPI) és jelentésekkel segíti a részlegek közötti irányítást és együttműködést. Fontos funkciók lehetnek még a fejlett adatelemzés (BI) és az adatbiztonság. Az ERP-rendszernek képesnek kell lennie a meglévő rendszerek adatainak integrálására és testreszabhatóságára is.

Teljes tulajdonlási költség és ROI 

Ez a választott telepítési modelltől függ. Ha az ERP-t helyben telepítik, a vállalkozás felelős az összes előzetes hardver- és szoftverköltségért, valamint a bevezetéssel, testreszabással, a vállalkozás növekedésével járó frissítésekkel és a biztonsággal kapcsolatos költségekért. A további költségek közé tartozik az alkalmazottak képzése, valamint a folyamatos karbantartás és támogatás. Egyes költségek egyszeri, mások folyamatosak; és a felhasználók száma is hatással lehet. A teljes tulajdonlási költség (TCO) jellemzően meredek, így az ERP megtérülésének realizálása általában hosszabb időt vesz igénybe, mint az üzleti szempontból kevésbé kritikus rendszerek esetében.

A felhőalapú ERP, amelyet egy felhőszolgáltató állít be, hosztol és kezel, számos költséget csökkent. Ami potenciálisan csökkenti a TCO-t és szinte biztosan felgyorsítja a megtérülést. Ez a fő oka annak, hogy a felhőalapú telepítési modellek népszerűek a növekvő vállalatok körében. Az ERP-rendszerhez az interneten keresztül lehet hozzáférni, a biztonságot a felhőszolgáltató kezeli, a szoftvert pedig szolgáltatásként nyújtják. És a frissítéseket és karbantartást a szállító végzi.

ERP rendszerintegráció 

Számtalan esetben felmerül, hogy a meglévő rendszereket és alkalmazásokat is integrálni szükséges az új vállalatirányítási rendszerbe, mert ezeket a vállalat továbbra is használni szeretné. Amennyiben erre igény van, az új szállítónak úgy kell összekötnie a szoftvereket, hogy a rendszerek közötti adatok mindig naprakészek legyenek.

Támogatás és képzés 

A bevezetés után az ERP-rendszer használatához támogatásra lesz szüksége a vállalatnak, a folyamatos napi működéshez és az alkalmazottak képzéséhez. Még a kiválasztás előtt meg kell győződni arról, hogy az adott szállító biztosítja-e a bevezetés támogatását. A támogatás és képzés általában külön díj ellenében választható.

Végrehajtás

Az ERP bevezetése egy hónaptól akár több mint egy évig is eltarthat. Ez attól függ, hogy a rendszert helyben (on-premise), a felhőben vagy hibrid kombinációban telepítik. Egy új ERP rendszer bevezetése jellemzően szakaszosan történik, és magában foglalja az adatok migrációját is. Az éles üzembe helyezés előtt elengedhetetlen a szigorú tesztelés.

A szállító iparági szakértelme

Az ERP szoftver értékelése mellett érdemes az ERP szállítók iparági szakértelmét is értékelni. Az ideális szállító az adott vállalat iparágában működő és nagyjából azonos méretű vállalatoknál korábban sikeresen telepített ERP-rendszerekkel rendelkezik. Ugyancsak érdemes beszerezni és ellenőrizni az elégedett (és esetleg elégedetlen) ügyfelek referenciáit. De a pénzügyi életképesség szintén fontos tényező a jövőbeli támogatás biztosítása érdekében.

Testreszabhatóság és új verziók

Még ha az ERP kiválasztásakor nincs is rá szükség, a testreszabhatóság az üzlet növekedésével fontos szempont lehet. 

Ahogy egy vállalkozás növekszik, azzal együtt valószínűleg több új igény merül fel, mint ami a kezdeti követelményekben szerepelt. Ezért fontos megtudni, hogy a szállító hogyan fogja fejleszteni, kiegészíteni és támogatni a termékét. Tervez-e a későbbiekben új verziókat, funkciókat és ezek a funkciók hogyan integrálhatók a meglévő szoftverbe.

Forrás: Netsuite