6 feladat az új ERP rendszer éles indulása után
Amikor túl vagyunk egy sikeres ERP bevezetési projekten és munkába áll az új ERP rendszerünk, korántsem dőlhetünk hátra, hiszen további fontos teendők várnak még ránk. Jó ha tudjuk, hogy a bevezetés utáni feladatok elvégzése vagy nem elvégzése eldöntheti vagy megtörheti az ERP-rendszer sikeres működését, vállalaton belüli elfogadását.
Íme néhány feladat, amelyeket a projektvezetőknek az ERP bevezetése után feltétlenül el kell végezniük:
1. ERP képzés
Amikor egy új szoftver kerül bevezetésre, természetes, hogy azoknak, akik használni fogják, meg kell tanulniuk működtetni. Ismerniük kell a különböző ismereteket, funkciókat, lehetőségeket. Az érintettek egy kis csoportja már a beüzemelés előtt megkezdheti a képzést, azonban a fő képzési időszak általában közvetlenül a bevezetés után következik.
Annak érdekében, hogy a munkavállalók számára megkönnyítsük a tanulás folyamatát, érdemes készíteni egy olyan dokumentumot, amely összegyűjti a felmerülő kérdéseket, a szakértői válaszokkal. Ezt bármikor bővíthetjük.
2. Az ERP folyamatok dokumentációjának véglegesítése
Az ERP bevezetése nagy valószínűséggel együtt járt pár újítással. Mint például egy már meglévő folyamat módosítása azzal a céllal, hogy illeszkedjen az új ERP funkcióihoz.
Ideális esetben a folyamatdokumentáció nagy része naprakészen áll a rendelkezésünkre. Azonban ez ritkán száz százalékos. Ezért a bevezetés után el kell végezni a dokumentumok végső felülvizsgálatát, és szükség esetén egyszerűsíteni kell a dokumentumok használatára vonatkozó utasításokat.
3. A megoldatlan kérdések priorizálása
Gyakran előfordul, hogy egyes kérdések nem oldódnak meg a végső tesztelési fázisban és az üzembe helyezés előtt. A projektvezetőknek gondoskodniuk kell arról, hogy a korábban elhalasztott feladatok ne merüljenek feledésbe az indulás után sem.
Érdemes röviddel az éles indulást követően találkozót szervezni a kulcsfontosságú érdekelt felekkel, hogy ennek során átnézzük a megoldatlan kérdéseket, és priorizáljuk azokat a megoldás irányában-
4. Felhasználói kérdések megválaszolása
Az ERP-rendszer felhasználóinak elkerülhetetlenül lesznek kérdései az éles indulást követően. Függetlenül attól, hogy milyen jól zajlott a képzés. Válasszunk ki a csapatunkból egy személyt, akihez fordulhatnak válaszokért.
Amennyiben külső felek is hozzáférnek az ERP rendszerünkhöz, előfordulhat, hogy más elérhetőségekre lesz szükségük, mint a belső felhasználóknak.
5. Gondoskodjunk az adatmigrációról!
Előfordulhat, hogy bevezetési fázisban nem került migrálásra az összes korábbi adat. Az is lehet, hogy a szervezet úgy döntött, hogy a múltbeli adatokat nem veszi fel az új ERP-be, mert azokat egy külön rendszerben tárolják.
Ha végül mégis az a döntés, hogy a régebbi adatokat is az új ERP-ben fogjuk tárolni, akkor ne feledkezzünk meg adatmigrációról az üzembe helyezést követően!
Ezenk kívül lehetséges, hogy az adatmigrációval kapcsolatban különböző problémák merültek fel, mint például duplikációk jöttek létre vagy váratlan adatvesztés történt. Érdemes ezekkel is foglalkozni az éles indulást követően!
6. Teljes projektzárás
A bevezetés befejezése után a csapatnak esetleg el kell végeznie néhány konkrét feladatot a projekt hivatalos lezárásához. A feladatok közé tartozhat az összes szükséges dokumentum véglegesítése, a szoftverfejlesztési kód megfelelő tárolásának biztosítása, a kifizetések véglegesítése és annak megerősítése, hogy az induláskor még nyitott feladatok befejeződtek. Ha a projekt egy következő fázissal folytatódik, akkor ezeknek a tevékenységeknek az előző fázis lezárására kell összpontosítaniuk.
Forrás: Techtarget.com
