10 helyzet, amikor komolyan fontolóra kell venni új ERP rendszer mielőbbi bevezetését

A magyar középvállalati körben cégvezetőként ritkán adatik meg, hogy a pénzügyi helyzet szabadon lehetővé teszi az ERP rendszer gyakori cseréjét. De honnan tudom eldönteni, hogy egyáltalán szükség van új szoftverre?

1. Cégeladás előtt – igazi cégértéknövelés

Cégeladás esetén nem gyakori, hogy ez a megoldás nyitott fülekre találjon. Pedig tény, hogy ha egy multi szakmai befektetőt célzunk meg cégeladás kapcsán, ott előbb utóbb eljutunk a cégátvilágítás (Due diligence) során oda, hogy egy big4 tanácsadó látni szeretné, milyen rendszereket használunk.

Ha elavult, adathiányos, összetákolt ügyviteli szoftverekkel próbálunk utólag Excelben gyártott riportokkal bármilyen adatot is alátámasztani, az növeli a felvásárlás kockázatát, és rontja a tárgyalási pozíciónkat. Önmagában már az is cégértéknövelő tényező lehet, ha ismert, nemzetközileg elfogadott szoftvert használunk. Amennyiben tervezik a cég eladását, jó felkészülés lehet az akvizícióra az új, professzionális ERP rendszer bevezetése. A kollégákat ezek után nem éri majd meglepetés a cégátvilágítás során sem.

2. Ha csak a megérzéseinkre hagyatkozhatunk

Rengeteg olyan cégvezetővel beszéltünk, akik arról panaszkodtak, hogy mire összevadásszák a januári tényadatokat az óriás excel táblákból, már március közepe van. Úgy érzik, folyton a megérzéseik és nem a napi szintű adatok alapján kell döntéseket hozniuk. Egy korszerű ERP rendszer komplex riportokkal, vizuális és jól áttekinthető kimutatásokkal segíti a vezetői döntéshozatalt. Különösen olyan iparágakban, ahol egyszámjegyű a nyereség, életveszélyes lehet megalapozatlan, csupán a megérzésekre és a régebbi időszakra vonatkozó adatokra alapozva döntéseket hozni.

3. Az egyedi fejlesztésű ERP rendszer fenntartása nehézkes és költséges

A szoftveripar egyik legvitatottabb egyedi jellemzője az úgynevezett karbantartási díj. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a törvényi megfelelőség és a hibajavítások érdekében – az eredeti licenc ár egy bizonyos százalékát minden évben kifizetve – folyamatosan a legújabb verziókat érhetjük el. Ha azonban a licenckarbantartási díj meghaladja az eredeti licenc ár 15–20%-át évente vagy folyamatosan, évről-évre emelkedik, akkor érdemes másik szoftver után nézni.
Ennél is sürgetőbb a probléma, ha egyedi fejlesztésű a rendszerünk, és a szállító nem frissíti rendszeresen a szoftvert, vagy csak extra összegekért teszi ezt meg. Sok esetben a kiegészítő rendszerek (mint például a karban- tartási vagy különálló termelésvezérlő szoftverek) fenntartása már önmagában is olyan drága, ami indokolttá teheti egy egységes, integrált ERP bevezetését.

4. Ha a farok csóválja a kutyát

Gyakori probléma az is, hogy a régi, elavult ügyviteli rendszerek korlátai határozzák meg a vállalat üzleti folyamatait. Ha túl gyakran a stratégiai partnereink, vevőink felől érkező kéréseknek a szoftverünk szab határt, akkor az komoly érv lehet a csere mellett. Tegyük fel, egy partner azt kéri, hogy a megrendeléseit szeretné online követni a mi ERP rendszerünk egy zárt, csak neki szóló felületén. Ha ennek az igénynek nem tudunk eleget tenni, az bizony komoly üzleti kárt jelenthet számunkra, mivel egy új tevékenység, üzletág, cégfelvásárlás esetén korlátoz minket a rendszer. Figyeljük az adott iparág éllovasait. Ha már mindenki új ERP rendszert vezet be és innovatív funkciókat használ, akkor érdemes az ERP rendszert gyorsan leváltani. Az üzleti igények gyors változásai miatt akár már az első egy-két évben is hozzá kell nyúlni az eredeti beállításokhoz. A legtöbb cég csak a pillanatnyi projektköltségek minimalizálására törekszik, de fontos a későbbi változások lehetőségét is mérlegelni.

5. Ha a gazdasági igazgató már Excel táblákkal álmodik

Van egy mondás, miszerint minden adat, amit egyszer az ERP rendszerbe berögzítünk, előbb vagy utóbb, de egy Excel táblában végzi. Ha „szemetet” rakunk bele, az is.

A legtöbb cégnél a középvállalati körben, főként a gazdasági területen még mindig inkább Excel táblákban dolgoznak, itt gyűjtik és hasonlítják össze az adatokat. Ha ezeket az Excel táblákat az ERP rendszerünk tölti fel adatokkal automatikusan, nincs ezzel semmi gond. Azonban ha kézzel történik az adatok feltöltése, és a munkatársak több területen, sokadszorra ugyanazt az adatot rögzítik be, nos, akkor biztosan itt az ideje egy váltásnak.

6. Az informatikus pedig a szigetrendszerektől stresszel

Ha a speciális ügyviteli szoftvereken túl (Bér, EKÁER, EDI) további 3–4 üzleti informatikai szoftvert használnak a cégnél, és ezek valamilyen egyedi és költségesen karbantartható interfésszel vannak „összehegesztve”, vagy ugyanazt az adatot kézzel rögzítik a 3–4 rendszerbe, akkor érdemes egy új ERP bevezetésen gondolkodni.

7. Mobilitás és innováció

Akár üzleti, akár magánúton jár egy vezető munkatárs vagy a cégvezető, fontos, hogy bármikor elérje a számára fontos adatokat. Egyre többen dolgoznak otthonról, az értékesítési és ügyfélszolgálati részlegek egyre távolabb kerülnek a központi telephelytől. A mobilitás támogatása ma már alapvető a vezetői döntéshozatalhoz is, legalább egy laptopon, de inkább már az okostelefonokról. Egy külföldi értékesítési tárgyalásnál nem a legjobb pont, ha folyton telefonon diktáltatjuk be a szükséges adatokat. Számos iparágban a beszállítói értékelésnél fontos szempont a megfelelő ERP rendszer. Ezt be is kell tudnunk mutatni, mert gyakran az üzlet is ezen múlhat. Az ERP rendszer fejlesztője nyitott a mobil megoldások felé. Képes támogatni abban, hogy ne brutális hardverköltségek árán legyen elég hatékony a rendszer? Támogatja önt hostolt szolgáltatással, felhő alapú szolgáltatással? Ha ezekre a kérdésekre nem a válasz, az gyakran nagyon magas TCC-t (Total Cost of Change – teljes változtatás költsége) eredményez, ami az eredeti projektár többszörösét is elérheti az évek során.

8. Az új munkatársak hónapokig tanulják az ERP rendszer használatát

Amikor az új dolgozóknak 3–4 régi, rosszul dokumentált szoftver használatát kell megtanulni, az bizony idő, és a vállalat szempontjából költséges feladat. A különböző felhasználói felületek, eltérő adatbázis-struktúrák megértése és mindennapi használata komoly költséget jelent a vállalatok számára, ráadásul megnehezíti a munkatársak pótlását is. 100 fős cégek esetében az éves oktatási rejtett költségek sokmilliós nagyságrendet is elérhetnek.

9. Hibajavítás – vállalati horror

Régi mondás, hogy aki dolgozik, az hibázik. Ez a gyakorlatban azt is jelenti, hogy számtalan esetben lehet szükség egy hibásan bevitt adat, számlaszám, érték javítására. Amennyiben a rendszerben ilyenkor nagyon nehézkesen vagy szinte egyáltalán nem lehet adatot módosítani integrált rendszertől elvárhatóan, vagyis egyetlen helyen – nos, nem kérdés, hogy a szoftverünk cseréje aktuális.

10. Illa berek….

És végül sajnos azzal is számolnunk kell, hogy a válságos évek nem hagyták érintetlenül az ERP cégek háza táját sem. A hazai ERP fejlesztő cégek közül sokan eltűntek az elmúlt években. Ilyenkor persze sokszor előfordul, hogy a régi cég romjain egy-két fős „majd mi megoldjuk” cégek jelennek meg. Az ERP rendszerek azonban üzletileg kritikus alkalmazások. Ha nincs szerződött, biztos ERP szállítópartnere legalább a törvényi követések kezelésére, nincs min gondolkodni, bele kell vágni az új ERP rendszer bevezetésének előkészítésébe.

Az eredeti cikk nyomtatott formában a Transpack legújabb számában olvasható!