ERP Verzióváltás: menjek vagy maradjak?

Az EU-ban nálunk a legalacsonyabb az ERP rendszert használó cégek aránya. Itthon többségében olyan külföldi integrált rendszer gyártók termékekeit használják, mint az SAP, a Microsoft vagy az IFS. Ezekre a gyártók azonban – még akkor is, ha az adott ügyfél fizet a törvényi követésért és a hibajavításért – nem vállalnak a végtelenségig garanciát.

A gyártók az újabb és újabb verziók megjelenésével egyszerűen nem tudják fenntartható módon a régiekben is a szükséges módosításokat eszközölni. Jellemzően van egy lejárati időpont, ami után már nem biztosítják ezt a szolgáltatást. Ezzel persze nyomást is tudnak gyakorolni az ügyfelekre, hogy fejlesszék a rendszereiket.

A régi SAP verziókra a gyártó először 2025-ig, majd kitolva a dátumot 2027-ig vállalja ezt, a Microsoft régi Navision és Axapta rendszereire, vagy a 8-10 éves IFS Applications megoldásokra csupán 2023 év végéig. Persze, lesznek olyan partnerek, akik hajlandóak ezt követően is életben tartani a régi rendszereket, de az szinte biztos, hogy nem ugyanazon a költségszinten.

Mik a lehetőségek?

Laikusok persze azt is gondolhatják: miért olyan nagy dolog ez? Jön az új verzió, feltelepítjük, aztán repülünk tovább. Ez viszont a cégek 90 százalékánál messze nem ilyen egyszerű.

A magyar ERP bevezetések többségénél az egyik legalapvetőbb ügyfél mentalitás óriási problémákat okoz, amit az elmúlt 24 évben láttam: agyonfejleszteni, magamra szabni, bármi áron.Nem gondolkodtak az elmúlt 10 évben a cégeknél abban, hogy alkalmazkodjanak az adott szoftver kínálta standard funkciókhoz. Kipréselték az összes testreszabást, fejlesztést a szoftverszállítókból, amit csak lehetett.

Ennek a legsúlyosabb következménye az volt, hogy az elmúlt években nem tudtak haladni a technológiai és funkcionális fejlesztésekkel. A múltban ragadtak, a folyamataikat sem tudták dinamikusan változtatni, nem tudtak új, előremutató funkciókat használatba venni, pedig elvileg fizettek érte.

Bár úgy tűnhetett, olcsóbb és kevésbé kockázatos semmit sem csinálni, valószínűleg ezek a vállalatok 5-10 éves távlatban többet költöttek, és többet veszítettek is, mint bátrabb és proaktív versenytársaik.

Ezek a régi fejlesztések, a teleszemetelt adatbázisok lehetetlenné teszik az egyszerű, gyors verzióváltási projekteket. A sok egyedi fejlesztést gyakorlatilag újra kéne íratni, ami bizony felérhet mind időtartamban, mind költségben egy teljesen új ERP rendszer beszerzésével. Ami átvezet egy másik dilemmához: minden 8-10+ éves, sok egyedi fejlesztést tartalmazó ERP rendszer esetén vizsgáljuk meg, nem járnánk-e jobban egy új rendszer bevezetésével?

Maradjak vagy menjek?

Az elmúlt években számos ügyfélnél segítettünk megtalálni erre a kérdésre a választ. És ez bizony messze nem triviális. Volt olyan ügyfelünk, ahol egyértelműen a meglevő szoftver új verziója hozta a legjobb eredményt.

Volt azonban olyan komplex berendezéseket gyártó ügyfelünk is, akiknek a meglevő szoftver új verziója csupán 60 százalékban tudta volna kielégíteni standard módon az igényeket. Egy másik szoftver viszont 93 százalékban. Nem kérdés, hogy az ügyfél mit választott: az új ERP szoftvert vezette be. Sokkal jobban járt és persze megtanulta a leckét, legközelebb nem vár majd 10 évet a verzióváltással.

Közelednek a dátumok – még ha nem is úgy tűnik

Az utóbbi években egyre több nyugat-európai cég jött rá, hogy lényegtelen, hogy az adott városból dolgozik-e az ERP tanácsadó vagy a szoftverfejlesztő vagy home office-ban. Emiatt szabályosan vadásszák a nyelveket beszélő ERP specialistákat, mivel a projektek jórésze már eleve online zajlik, nem helyszíni konzultációkon.

A helyzet meglehetősen komoly, elképesztő küzdelem folyik a legjobb szakértőkért, fejlesztőkért. A bérköltségek folyamatosan emelkednek, ráadásul az euró árfolyam miatt a külföldi megbízások egyre vonzóbbnak tűnnek. Emiatt az ERP szállítók itthon is kapacitás gondokkal szembesülnek.

Digitalizációs láz

Fontos tisztán látni, ügyfélként nem feltétlenül diktálhatnak lehetetlen feltételeket. Nem lehet ész nélkül alkudozni a tanácsadói napi díjakon. Pár éve még akár 130.000 forintos napidíjakon is dolgoztak a cégek, ma már a 200.000 forintos vagy az euro alapú díjazás sem ritka. Sőt, egyre több cég nem hajlandó fix projektáron dolgozni, hanem ún. time and material alapon, ami nem könnyíti meg a TCO kalkulációt és a projektek finanszírozását sem.

A jelenlegi helyzet teljesen más, mint néhány évvel ezelőtt. Az ügyfelek versenyeznek a jó képességű szállítókért, és nem fordítva.

Az időnyomás miatt a kisebb, kevésbé nagy projekteket tervező cégeknek rendkívül fontos lenne időben lépni. Lekötni a későbbi időszakra tervezett, fél-egy év múlva kezdődő projektekre az ideális szoftverszállítók kapacitásait. Különben előállhat az a helyzet, hogy akár 30-40 százalékkal többe fog kerülni a verzióváltási projektjük, mint ha időben léptek volna.

Számolni kell azzal is, hogy nyilvánvalóan a nagyobb, tőkeerős cégek gigaprojektjei fogják a verziótámogatási időszak vége felé az erőforrásokat elvinni.

Ezért a TOP 100-400 közötti középvállalati körnek mindenképpen azt javasoljuk, ha eddig nem tették volna, azonnal álljanak neki a verzióváltási projektek előkészítésének, kérjenek be ajánlatokat. Nézzenek szét a piacon, találhatnak akár sokkal jobb megoldást is. Nyilvánvalóan érdemes mérlegelni azt is, hogy ha igazán eredményes, jó ár-érték arányú megoldásra vágynak, akkor nem érdemes független ERP szakértői támogatása nélkül belevágni az előkészítési projektbe.

Forrás: Computerworld.hu