Hogyan épül fel egy ERP projektcsapat?
Nagyon gyakori és fontos kérdés, hogy kik legyenek az ERP bevezetési projektcsapat tagjai és egyáltalán, hogyan építsük fel a teamet. Mutatjuk a tudnivalókat!
Számtalanszor elmondtuk és leírtuk már az évek során, hogy az egyik legnagyobb hiba ügyféloldalon, ami aztán a sikertelen projektek jelentős részében szerepet játszik, az a gyenge vagy hibás projektmenedzsment.
A legtöbb kutatási tanulmány is arra mutat rá, hogy a digitális transzformációs projektek egyik leggyakoribb problémája (60-70 %-ban, kutatástól függően) az emberek és a változáskezelési kérdések, nem pedig a szoftverek vagy technikai gondok.
Tudatos projekttervezéssel, a projekt csapat megfelelő kialakításával azonban csökkenthetők az ügyféloldali projektkockázatok.
Az ERP-projektek bevezetési szakasza mindig a projektvezető meghatározásával és a projektcsapat kialakításával kezdődik.
Hány fős legyen a projektcsapat?
Egy 200-300 fős cégnél legalább 20-30 embert kell bevonni az ERP-projektbe ahhoz, hogy a szervezet partner tudjon lenni a szoftvercég számára.
Jellemzően egy ERP projektcsapat áll először is egy projektvezetőből, illetve különböző munkacsoport vezetőkből. Ők azok, akik egy-egy modulért vagy modulcsoportért felelősek. Előfordulhat, hogy hozzájuk rendelnek junior tanácsadókat vagy fejlesztőket is. Ideális esetben kinevezünk projektszponzort, projektvezetőt, projektadminisztrátort, és legalább minden munkacsoportban 2 kulcsfelhasználó kijelölése és mozgatása szükséges.
Kik azok a kulcsfelhasználók?
Mondjuk a vállalat gazdasági igazgatója lesz a gazdasági munkacsoport vezetője. Ő fogja a legfontosabb szakmai döntéseket meghozni, de nyilvánvalóan nem ő lesz az, aki a legtöbbször használja az ERP-rendszert. Sőt nagyvállalatoknál ők csak az abból érkező információk alapján hoznak megfelelő döntéseket. Úgyhogy a gazdasági igazgató alatt kinevezésre kerülnek úgynevezett kulcsfelhasználók is. Az ő feladatkörük kettős.
Egyrészt átadják a szükséges információkat az adott üzleti terület működéséről. Majd a csapattal közösen létrehozzák azt a koncepciót, ami alapján működni fog az adott ERP-rendszer. Másrészt, amikor a rendszer használatba kerül, akkor egy olyan erős tudásbázist kell felépíteni, amivel ők a hozzájuk rendelt végfelhasználók munkáját tudják segíteni. Minden egyes üzleti területen legalább 2 kulcs felhasználót kell kinevelnünk.
Egész egyszerűen azért, mert ha egyetlen egy embert teszünk egy területre és ő például elmegy, várandós vagy beteg lesz, esetleg más üzleti területre neveljük vagy rakjuk őt át, akkor egész egyszerűen nem lesz azon az üzleti területen belül belső szakértőnk. Úgyhogy az egyik legfontosabb, amit meg kell jegyezni, hogy minden területre legalább 2 kulcs felhasználót kell kinevezni. Ha van pénzügy, logisztika, gyártás, akkor területenként 2-2 emberrel kell legalább számolnunk.
