A legnagyobb ügyféloldali hibalehetőség

A sikertelen projektek jelentős részét az ügyféloldali hibás projektmenedzsment, és/vagy a belső ellenállás buktatta meg. Fontos, hogy ezt tudjuk, és legyünk rá felkészülve!

Az egyik legnagyobb hibalehetőség ügyféloldalon az, ha nem tudjuk az igényeinket pontosan megfogalmazni, leírni, majd összvállalati szinten priorozálni.

Mit jelent ez a gyakorlatban?

Egyszerű példával szoktuk ezt szemléltetni. Építkezés előtt mindig készíttetünk egy hozzáértő építésszel pontos tervrajzot, majd kivitelezési tervet, és csak ezután vágunk bele a kivitelezők versenyeztetésébe. Miért tennénk ezt másként a cégünk egyik legfontosabb projektjénél?

A dokumentált igényspecifikáció a projekt lelke. Ha szánunk rá időt és energiát, akkor máris van esélyünk rá, hogy a projektünk ne fusson extrém kockázattal már az első naptól.

Ha teljes funkcionalitású ERP-rendszert szeretnénk egy lépésben bevezetni, akkor a teljes működésre vonatkozó üzleti folyamat áttekintése elengedhetetlen. Nem elég, ha az évek óta a polcon porosodó SZMSZ-t vagy az ISO kézikönyvünket kimásoljuk. Az élet ugyanis folyamatosan változásokat produkál.

Amikor mi ügyféloldali tanácsadóként dolgozunk, rendszeresen ellenőrizzük, hogy a szabályzatokban leírt és a valós folyamatok között mekkora az eltérés (GAP). Minél nagyobb a különbség, annál nagyobb a kockázat, hogy a szállítót elvisszük a málnásba az igények meghatározásánál. Azt írjuk le, és úgy, ahogy valójában működünk, vagy ahogyan szeretnénk majd működni.

Még egy bökkenő: a változás

Egyik régi kedvenc ügyfelem azt mondta a saját ERP teamjének, hogy szerinte legalább 70 százalékban rajtuk, az ügyfél projektcsapatán múlik a projekt sikere. Ez láthatóan nem tetszett a csapatnak, de én lelkesen bólogattam, mert az a helyzet, hogy ez az állítás igaz. Sőt!

Elméletben mindenki támogatja a változásokat. A valóság az, hogy ha valaki számára nem előnyös az új helyzet, akkor jön az ellenállás, attól függően, ki milyen személyiség. Ki hangosabban, ki csendesebben, de elkezdik fúrni a projektet.

A felsővezetői támogatás az alap, de még meg kell nyernünk a projekt számára a hangadókat, a kulcsembereket, és a végfelhasználókat is. Mert összerakhatjuk a világ legjobb ERP-rendszerét is, ha a logisztikai igazgató nem engedi a munkatársait tesztelni, megtanulni és használni a rendszert. Mert nem bízik benne, vagy fél attól, hogy az eddig kis rejtett birodalmának belső ügyeit más is láthatja – máris a bukás felé száguld a projektünk.

Ha nem vagyunk biztosak a dolgunkban, keressünk hozzá megfelelő külső szakértőt, aki segíti a folyamatot!

Ha legalább a fenti előkészítő lépéseket megtesszük – lehetőleg egy szakértő segítségével –, máris nagyobb az esélyünk a sikeres ERP-projektre.

Az eredeti cikk a hvg.hu oldalán jelent meg 2020.04.24-én.