Mi az a projekt audit és mire jó?

Válsághelyzetbe jutott, vagy „problémás” projektek esetében, ahol előfordul a jelentős határidő csúszás, költségtúllépés, ajánljuk az időközi Projekt auditot.

A projektaudit célja a projektvezetés gyenge pontjainak feltárása (erőforrás, dokumentáció, kockázatkezelés, változásmenedzsment, minőségbiztosítás, információáramlás) és javaslattétel a gyengeségek kiküszöbölésére.

Hasonlóan, mint egy klinikán, a cél az audit során feltárt hiányosságok megállapítása, a diagnózis felállítása, és javaslat a gyengeségek „gyógyítására”.

Lehet magát a teljes projektet auditálni, vagy csak az ERP rendszer funkcionalitását vizsgálni, vagy akár az egyéb rendszerekhez történő integráltságát megnézni.

Az alábbiakban a teljes körű projekt audittal foglalkozunk, felvillantva a legfontosabb vizsgálandó témákat.

A projekt audit jellemzően 3 fő területet vizsgál:

1. A szoftver kiválasztás

• A kiválasztási szakaszban a megfelelő rendszerek kerültek képbe?
• Az ügyfél pontosan és jól körül határolható módon írta le, mik a funkcionális igényei? A szállító számára egyértelmű volt a terjedelem?
• A tendereztetési dokumentáció megfelelő volt?
• A szerződéskötés előtt kiderültek olyan funkcionális lyukak az adott rendszer megismerése során, amelyek kritikusak?
• A szerződéskötés előtt a szoftver szállító kapott lehetőséget megismerni a cég sajátos folyamatait, a vezetői elvárásokat?
• Részletes, pontos árajánlatot kapott a cég? Az eredeti terjedelem mellé reális áron szerződött az ügyfél?
• Az ajánlatok értékelése minden szempontot figyelembe vett, vagy csak az árak ajánlottak választották a rendszert?
• Milyen párhuzamos projektek zajlottak az ügyfélnél?
• A szállítói szerződésekhez mellékletként csatolták a pontos műszaki tartalmat, a kialakítandó rendszer terjedelmét, a készítendő riportok és bizonylatok listáját stb.
• Jogász és független szakértő segítségével zajlottak a szerződéses tárgyalások?

Kérdőívekkel és személyes interjúkkal, valamint a projekt dokumentációjával lehet ezeket a kérdéseket feltárni. Ezek sok esetben kínos kérdések, számos közülük személyes felelősséget is feszeget. Fontos, hogy ne bűnbankot keressünk, hanem azonosítsuk be az összes olyan körülményt, mely a problémára kritikus hatással van.

2. Kivitelezési szakasz

• Megfelelő volt a projekt tervezési szakasza?
• Az ütemezés életszerű volt, vagy már alapvetően rohanósak voltak a határidők?
• Megfelelő mennyiségű és minőségű emberek ültek mindkét oldalon?
• Ügyfél oldalon van-e belsős vagy akár külsős tapasztalt ERP projekt vezető? (Itt a 10+ év tapasztalat, 20+ projekt az elvárható)
• Szállító oldalon megfelelően felkészült, dedikált projektvezetői, tanácsadói és fejlesztői erőforrás állt rendelkezésre?
• Változott-e jelentősen a projektszervezet a projekt során?
• Változott a két cég helyzete a projekt során?
• Az üzleti környezet változott a projekt során?
• Megfelelően előkészítettek a törzsadataink?
• Elég jó minőségűek az adataink?
• Megfelelőek voltak az oktatások? Visszamérték a munkatársak milyen szinten értették meg és képesek használni a szoftvert?
• Írásban zajlott a kommunikáció?
• A változtatási igények dokumentáltak?

Számos aprónak tűnő probléma, hiányosság és pontatlanság összeadódásából adódhat akár az is, hogy súlyos, kritikus hibák történnek egy projektben. „Cover your ass” – vagyis védd le a feneked: ez ügyfél oldalon is alapfeladat: ha gondunk adódik a projekttel, valamilyen határidő csúszást, vagy problémát észlelünk, azonnal és ÍRÁSBAN kérdezzük meg az okát, kérjünk pontos indoklást. A projekt státuszolásának elmaradása az egyik leggyakoribb ok, amiért félre mehetnek a projektek.

3. Projekt költségek

• Fixáras vagy ún. time/material alapú volt a szerződés?
• Mérföldkövekre bontott volt a projekt?
• Megfelelően szakaszolt volt a szerződés pénzügyileg is?
• Vállalt jóteljesítési garanciát a szállító?
• Van projekt felelősségbiztosítás a szoftvercégnek?
• Valódi teljesítések után történtek csak kifizetések?
• Ha nem volt a szakasz/mérföldkő teljesítése hibátlan, történt pénzügyi visszatartás?
• A szükséges fejlesztések átvétele előtt történt tesztelés?

Természetesen a kialakult helyzettől, a probléma súlyosságától függően számos egyéb szempont vizsgálata szükséges lehet, ezek azonban jelentősen túlmutatnak egy cikk terjedelmén.

A független ERP szakértő által készített ERP projekt audit dokumentált jelentéssel zárul.

Amennyiben segítségére lehetünk projektjének auditálásában, forduljon hozzánk bizalommal: info@erp-consulting.hu