User licence vs. engine licence – hogyan működik az ERP licencelés a gyakorlatban?

Az ERP-rendszerek licencelése sok vállalat számára fekete doboz. A legtöbben csak annyit látnak, hogy licenceket kell vásárolni, de azt már kevesebben értik, pontosan mi alapján számolják a költségeket.

Két alapvető logika az ERP licencelésben

Az ERP licencelés első ránézésre bonyolultnak tűnhet, de a legtöbb rendszerben két alapvető megközelítésre vezethető vissza: felhasználóalapú és úgynevezett engine vagy csomag alapú licencelésre. Valójában nem két külön világot kell elképzelni, hanem két eltérő mérési logikát. A kérdés minden esetben az: mi alapján számoljuk a rendszer használatát?

Ez a különbség azonban a gyakorlatban nagyon is kézzelfogható, különösen akkor, amikor egy vállalat ERP-költségeit tervezi vagy optimalizálni szeretné.

User licence: amikor a felhasználók számítanak

A user alapú licencelés a legtöbb vezető számára ismerősebb modell. Ebben az esetben a rendszerhez hozzáférő felhasználók száma határozza meg a költségeket.

Fontos különbség azonban, hogy nem minden rendszer ugyanúgy méri a felhasználókat. Vannak olyan megoldások, ahol az számít, hogy egyszerre hányan használják a rendszert (konkurens felhasználók), míg más rendszerek – például az SAP – úgynevezett névre szóló, „named user” licenceket alkalmaznak.

Ez azt jelenti, hogy minden egyes felhasználónak saját licence van, függetlenül attól, hogy egyszerre használják-e a rendszert vagy sem. Egy vállalatnál tehát nem számít, hogy hányan vannak belépve egy adott időpontban. Az a fontos, hogy hány külön felhasználó rendelkezik hozzáféréssel.

A felhasználók ráadásul különböző kategóriákba tartozhatnak. Egy teljes funkcionalitású, úgynevezett „professional” user más árazás alá esik, mint egy fejlesztői licence vagy egy egyszerű, önkiszolgáló HR funkciókat használó felhasználó.

A modell viszonylag jól tervezhető, különösen stabil szervezeti struktúra mellett. Ugyanakkor gyorsan költségessé válhat, ha a felhasználók száma növekszik, vagy ha nem megfelelő licence-típusokat rendelnek a szerepkörökhöz.

Engine licence: amikor a használat mennyisége számít

Az engine vagy csomag alapú licencelés egy egészen más logikát követ. Itt a felhasználók száma helyett valamilyen üzleti mérőszám lesz a meghatározó.

Egy bérszámfejtési modul esetében például a feldolgozott munkavállalók száma számít. Egy licence csomag adott számú dolgozó bérszámfejtésére jogosít. Ha ezt a számot átlépi a vállalat, már a következő csomagot kell megvásárolni.

Hasonló logika működik más területeken is:

• ingatlangazdálkodásnál a kezelt ingatlanok száma
• beszerzésnél a beszerzési volumen
• vagy bizonyos esetekben az ERP-ben létrejövő dokumentumok száma határozza meg a költségeket

Ez a modell jobban illeszkedik azokhoz a folyamatokhoz, ahol az üzleti aktivitás mértéke a meghatározó.

Hol válik igazán érdekessé a történet?

A két modell a gyakorlatban egymás mellett jelenik meg. Egy vállalat ERP-környezetében egyszerre lehet jelen user alapú és engine alapú licencelés.

Ez az a pont, ahol a licence management igazán komplexszé válik. Egy cégnek tudnia kell, hogy hány felhasználója van, illetve azt is, hogy milyen volumenben használja az egyes funkciókat.

A helyzetet tovább bonyolítja, hogy az ERP rendszerek ma már ritkán működnek önállóan. Integrációk, automatizmusok és külső rendszerek kapcsolódnak hozzájuk, amelyek szintén generálhatnak terhelést, és ez sok esetben az engine alapú licencekben jelenik meg.

Miért fontos ezt érteni egy vezetőnek?

Az ERP licencelés nem pusztán IT-terület. A választott licencmodell közvetlen hatással van a költségekre, a tervezhetőségre és a kockázatokra is.

A user licencek inkább a szervezeti struktúrához kötődnek, míg az engine licencek az üzleti működés intenzitásához. Egy növekvő vállalat esetében például könnyen előfordulhat, hogy nem a felhasználók száma, hanem a tranzakciók volumene lesz a meghatározó költségtényező.

Különösen fontos ez ERP-verzióváltás előtt, amikor a vállalat újraértelmezheti a licencstruktúráját. Ha ilyenkor nem történik meg a tudatos tervezés, a rendszer használata és a licencek könnyen elcsúszhatnak egymástól.

Egy kevésbé látványos, de kritikus terület

Az ERP licencelés nem tartozik a leglátványosabb témák közé. Nem jelenik meg a felhasználói felületen, nem része a napi működésnek, mégis alapvetően befolyásolja egy rendszer teljes költségét. Viszont a user és engine licencek közötti különbség megértése üzleti előny is lehet.

Aki ezt a logikát átlátja, tudatosabban tud dönteni ERP bevezetésről, verzióváltásról vagy akár a meglévő rendszer optimalizálásáról. És ez az a pont, ahol a licence management valóban stratégiai kérdéssé válik.

Az ERP Podcast legutóbbi adásában Kulcsár Alexandra és Hunyadi Lajos részletesen beszéltek a két legfontosabb licencelési modellről: a user alapú és az engine alapú megközelítésről, a teljes adás ide kattintva megnézhető.