Az ERP előnyei a számvitelben

Minden cég működéséhez elengedhetetlenül fontos a pontos könyvelés vezetése. Az ERP rendszerek számos olyan előnyt, értékes pénzügyi insightot nyújtanak ezen a területen, amelyet a hagyományos, önálló könyvelő szoftverek nem tudnak. Hogyan használhatjuk ezeket a rendszereket a számvitelben?

Az önálló számviteli szoftverek többnyire a pénzügyi tranzakciók nyomon követésére, jelentések készítésére összpontosítanak. Ezzel párhuzamosan léteznek olyan megoldások, amelyeknek keretében a vállalatirányítási rendszerünk kibővíthető számviteli és pénzügyi modulokkal is. Így az üzleti igényektől függően ezek kiegészíthetik vagy teljes egészében helyettesíthetik egyetlen rendszerben a hagyományos szoftverek számviteli funkcióit. Milyen előnyei lehetnek ennek?

Adatbevitel automatizálása a számvitelben

Az ERP rendszerek gyakran tartalmaznak olyan modulokat, amelyek segítenek az adatbeviteli folyamatok automatizálásában vagy racionalizálásában. Ezeknek köszönhetően a felhasználók egyetlen egyszer szükséges felvinni az adatokat, amik automatikusan tárolódnak és később is elérhetők. 

Bizonyos esetekben a vállalatirányítási rendszerek megkönnyíthetik a könyvelési adatbeviteli folyamatokat. A különböző részlegek vonalkódjait és szkennelési folyamatait felhasználva automatikusan feltöltik a szükséges adatmezőket a nyilvántartási rendszerben, majd létrehozzák az adott folyamathoz szükséges űrlapokat.

Például a beszerzési csapat leadhat egy megrendelést egy adott termék gyártásához szükséges nyersanyagra, és automatikusan rögzítheti a feladó vonalkódjára vonatkozó információkat. A kézhezvételkor csak beolvassák a kapcsolódó vonalkódot, az adatok pedig megjelennek a nyilvántartó rendszerben.

Jobb adatkezelés

Általában az önálló számviteli eszközök nehezen integrálhatók, kapcsolhatók össze más alkalmazásokkal, ami korlátozott funkcionalitást és kevésbé hatékony munkafolyamatokat eredményezhet. Ilyen esetben előfordulhat, hogy az alkalmazottak több táblázat között vágják ki és illesztik be a számokat, ami potenciálisan adateltérést, adatvesztést eredményezhet.

Az ERP rendszerek viszont központi platformot biztosítanak a különböző üzleti folyamatokból származó adatok integrálásához, ami segít javítani az adatok megosztását az egyes részlegek, például a pénzügy, az ellátási lánc menedzsment és a gyártás között. Ez az összehangoltság segíthet javítani az alkalmazottak közötti együttműködést és a pénzügyi folyamatokkal kapcsolatos kommunikációt.

Valós idejű megjelenítés 

Az ERP rendszerek biztosítják a hozzáférést olyan információkhoz is, amelyek különböző részlegeken és osztályokon átívelnek. Ennek köszönhetően javulnak az általános pénzügyi műveletek végrehajtása, mivel az azonnal rendelkezésre álló adatok segítségével a vezetők megalapozottabb döntéseket hozhatnak.

Továbbá tisztább képet kapnak a felhasználók az üzletmenettel kapcsolatban, aminek köszönhetően könnyebb újraszabályozni vagy változtatni az egyes folyamatokat. Ugyanakkor rávilágíthat a potenciális problémákra is, mint például a magas munkaerő költségekre.

Jobb irányítás és megfeleltetés

Előfordulhat olyan eset, hogy az önálló számviteli platformot egy adott típusú vállalkozáshoz vagy régióhoz szükséges igazítani. Ez hibákhoz vagy a törvényi megfeleltetés hiányához vezethet.

Bizonyos ERP rendszerek támogatják az iparág specifikus funkciókat, amelyek segítenek a szervezeteknek az adószámítások automatizálásában és az iparági előírásoknak való megfeleltetés biztosításában. A vállalatok integrálhatják ezeket a funkciókat az alkalmazásokba és űrlapokba, ami segít megelőzni a hibákat. Valamint ellenőrzési lehetőséget biztosít a különböző folyamatokban.

Jobb pénzforgalom menedzsment

Az önálló számviteli szoftverek ugyan betekintést nyújtanak a pénzforgalomba, de nem feltétlenül osztanak meg információkat arról, hogy a készletszintek, a szerződési feltételek vagy a működési folyamatok hogyan befolyásolják mindezt.

Egy ERP rendszer gyakran alkalmasabb arra, hogy összegyűjtsék a pénzügyi adatokat az üzlet különböző részeiről. Megkönnyíti a készpénzállományok, a kintlévőségek és a fizetési ütemezések értékelését. Majd a működési költségek, a készletszintek és a szerződéses követelmények elemzését.

Javított eszközgazdálkodás

Az önálló pénzügyi szoftverek elsősorban inkább a költségek és az értékcsökkenés rögzítésére összpontosítanak, de nem nyújtanak betekintést a karbantartási vagy csere stratégiák hatásaiba.

Ezzel szemben egy ERP rendszer már tartalmazhat olyan eszközöket, amelyek segíthetnek a különböző eszközkezelési stratégiák költségének és értékének kiszámításában. A felhasználó például értékelheti a különböző alkatrészcsere ütemezések költségeit, az emberi munkaerő és az alkatrész költségek szempontjából. Továbbá összehasonlíthatja azokat a meghibásodási rátákkal és a berendezések meghibásodásának költségeivel.

Forrás: TechTarget