Hogyan adjunk el házon belül egy ERP projektet?

Fontos felsővezetői feladat, hogy tegyük érdekeltté a kulcsembereket a bevezetésben és elfogadtassuk a projektet. De mit jelent ez és hogyan érjük el a csapat támogatását?

A kérdést leginkább a cégkultúra és a szervezeti érettsége dönti majd el. Az a főnök típusú felsővezető, aki utasításba adja a projekt kivitelezését, megágyaz az ellenállásnak. A magasabb bizalmi szinten működő, delegáló és felhatalmazó szervezetekben könnyebben lehet megoldani az ilyen feladatokat.

Ahhoz, hogy kisebb legyen a kockázat, már az előkészítés alatt, a szoftverszállító-kiválasztási fázisban vonjuk be a meghatározó embereket. Mondjuk el a terveket, kérdezzük meg a véleményüket. Kit vonnának még be? Mi legyen a projekt terjedelme? Nézzenek utána esettanulmányoknak, készüljenek fel a témából, tartsanak rövid beszámolót a vezetői értekezleteken.

Nagyon tudatosan és megfontoltan kell eljárnunk, és ha időben bevonunk ebbe a munkába egy független, külső ERP tanácsadót is, aki levezeti a folyamatot a munkatársakkal közösen, meghallgatva az ő véleményüket is, jó eséllyel szívesen támogatják majd a projektet.

Ha úgy gondolja az elsőszámú vezető, az ő szava lesz a végén döntő, akkor ezt is előre tudatosítsa a projektcsapatban. Ha formailag hagyja, csinálja végig a vezetői csapat a kiválasztást, aztán hatalmi szóval inkább mégis csak a legolcsóbb ajánlatot fogadjuk el, ne lepődjünk meg, ha nem lesznek lelkesek a kollégák.

Oktatás, oktatás, oktatás

Az emberek félnek a változásoktól. Főleg ha nem értik, miért lesz az jó nekik. Például aggódhatnak, hogy a projekt után nem lesz rájuk szükség a cégnél. De gyakran az a legnagyobb félelem, hogy nem tudják majd használni a rendszert.

A bevezetési projekteknél kiemelt fontossága van az oktatási szakasznak: ha a kollégák profin, készségszinten megtanulják használni az új szoftvert, nagyobb eséllyel fogják majd elfogadni. Ehhez persze már a szállító kiválasztásnál is résen kell lennünk: kérjünk részletes ajánlatot arra vonatkozóan is, hogy hány napon át és milyen módszerrel fogják betanítani a kollégákat. Mérjük fel, hogy mennyire testreszabott oktatási dokumentációt kapnak majd. Ha esetleg segítségre, pótoktatásra van szükség, derítsük ki, hogy rendelkezésre áll-e majd a szoftvercég. Lesz-e lehetőség mérni a kollégák megszerzett tudását? Vizsgáztatás után nyugodtabban tudunk majd beleállni a további feladatokba.

Gyakran értetlenkednek az ügyfelek: miért olyan fontos ez, minden cég oktat, nem? Persze, de nem mindegy, hogy standard oktatási anyagok alapján és milyen mélységben. Reálisan nem várható el, hogy egy rapid, pár napos felkészítés után a csapat profin használja az új rendszert.

Ráadásul a legtöbb ERP szállító csak kulcsfelhasználókat oktat. Ami azt jelenti, hogy a kulcsfelhasználók feladata lesz a többiek oktatása. Egy kulcsfelhasználó maximum 8–10 emberrel tud foglalkozni. Vagyis egy 200 fős cégnél legalább 20 fős projektteammel kell számolnunk.

Rugalmasság a folyamatokban

Ha nem akarunk agyonfejlesztett, drága és kezelhetetlen ERP rendszert, akkor bizony érdemes a folyamatainkban a szoftver által adott benchmark alapú, kvázi standard funkciókat és folyamatokat használni. Ez persze azt is jelentheti, hogy a saját folyamatainkon kell változtatni. Ez pedig ismét ellenálláshoz vezethet. Vizsgáljuk meg ilyenkor, mivel lehetne megnyerni az üzleti területeket ahhoz, hogy elfogadják ezeket a változásokat.

Szoftver vagy ember?

Hiszen bevezethetjük a világ legjobb ERP rendszerét is, ha nem támogatják a munkatársak vagy nem tudják magabiztosan használni a szoftvert, rosszabbat tettünk a vállalattal, mintha nem csináltunk volna semmit. Tudatos, emberközpontú projektmenedzsment-szemlélettel nagyságrendekkel több az esélyünk a sikerre. A napi operatív feladatokra berendezkedett cégeknél mindenképpen extra felkészülést igényel egy ERP projekt, de a megfelelő előkészítéssel ezt kezelhető mértékűvé lehet szelídíteni.

Forrás: Hvg