A sikeres ERP projekt titkai

Az egyik legfontosabb tény, amivel a vállalati vezetőknek számolniuk kell, hogy az ERP projekt sikeressége legalább 70 %-ban az adott vállalaton múlik. És csak 30 %-ban a szoftveren. Ez persze nem jelenti azt, hogy mindegy, hogy milyen rendszert választunk. Csupán a végső siker érdekében az adott cég sokkal több dolgot hozzá tud tenni, mint azt elsőre gondolnánk. 

Amikor először járunk egy vállalatnál, és felvázoljuk a leendő ügyfélnek, hogyan kellene egy vállalatirányítási rendszer bevezetését előkészíteni, akkor a cégvezetők jellemzően mindig úgy reagálnak, hogy jó értik, hogy fel kell mérni és át kellene gondolni a folyamatokat. De áruljuk már el nekik, hogy melyik a legjobb ERP rendszer a világon. Erre a kérdésre lehetne nagyon rövid, és nagyon hosszú választ is adni. 

Az ERP projekt nem pusztán infomatikai kérdés

A megfelelő előkészítés egyik fontos eleme, hogy a vállalat felismeri, hogy egy ilyen programnak a bevezetése az nem kizárólag informatikai kérdés. Nagyon sok esetben azt látjuk, hogy amikor a cégvezetés már túl van azon a döntésen, hogy oké legyen egy ERP projekt, akkor odaadják az informatikai vezetőnek, igazgatónak vagy az ügyvezetőnek, oldja meg. Hiszen ez hozzá tartozik. De ez nem így van. A projektek alapvetően a teljes vállalat üzleti döntéshozóinak a részvételét igénylik.

Kell egy projektcsapat

Akkor tud egy vállalat egy ilyen projektet jól végig vinni, ha az összes üzleti területen dolgozó vezetőt bevonják a döntési folyamatba. Közösen határozzák meg, hogy az adott informatikai rendszer milyen folyamatokat fog lefedni. Hogyan rakják mindezt össze, mit változtatnak a saját működésükben. Hiszen nyilván a 8-10 éve megkövesedett folyamatokat érdemes ilyenkor átgondolni. 

A másik fontos kérdés, hogy egy közepes méretű vállalatnál a bevezetéshez fel kell építeni egy projektcsapatot. Kell egy projektvezető, egy projekt adminisztrátor. Szüksége van arra, hogy bevonásra kerüljenek a különböző üzleti területek, azaz pénzügy, logisztika, gyártás, értékesítés, minőségbiztosítás, beszerzés. Attól függően, milyen tevékenységű vállalatról beszélünk ezeknek a területeknek a vezetőinek, mint munkacsoportnak meg kell jelenni. Továbbá, azoknak a leendő kulcsfelhasználóknak sem szabad kimaradniuk, akik később napi szinten fogják az adott szoftvert használni. 

Tervezés és stratégia

Nagyon fontos, hogy legyen konkrét stratégiánk. Sokszor előfordul velünk, hogy cégvezetők felhívnak minket azzal, hogy egy ismerős cége vett egy ilyen vagy olyan ERP rendszert. Ő is megnézte azt a prezentációt, neki is tetszik. Ilyenkor jellemzően különböző kellemetlen kérdéseket teszünk fel: “az a cég ugyanolyan méretű, mint a tiéd?” vagy “ugyanazok a folyamatai?” Válasz: “nem ő gyárt, én meg kereskedek.” Akkor miből gondoljuk, hogy ugyanaz a szoftver nekünk is jó lesz?

Le kell ülni és végig kell gondolni a vállalatunk alap stratégiájából levezetve, hogy mi a saját informatikai stratégiánk. El tudunk-e fogadni például változtatásokat a saját üzleti folyamatainkban? Ha a cégvezetés abban gondolkodik, hogy megtartaná az egyedi folyamatait, akár annak az árán, hogy nagyon sok egyedi fejlesztés kerül az ERP rendszerbe, akkor például inkább a saját tulajdonban lévő úgynevezett on-premise megoldások irányába kell gondolkodni, nem pedig a felhő alapú rendszerekben. Mindenesetre egy biztos, hogy ezt még jóval azelőtt kell végiggondolni, mielőtt elkezdjük felhívni a szoftver cégeket és prezentációkat, ajánlatokat kérünk be tőlük.

Érdemes azt is végiggondolni, hogy mindenképp szeretnénk-e az összes üzleti folyamatunkat egy rendszerbe rakni. Több olyan speciális rendszer kapható a piacon, amelyek mondjuk egy-egy különlegesebb területen működő cég számára igazán izgalmas megoldásokat tud nyújtani. 

Nagyon sok olyan cég van, akiknek a folyamatait szépen el lehet vinni a sztenderdek irányába. De léteznek speciális iparágak, ahol bizony a nagy nemzetközi rendszerek közül is csak néhány alkalmas a tevékenység lefedésére. Ezekkel tisztában kell lennünk, és ezekben a termékekben kell gondolkodni. Nem véletlen, hogy nemzetközi szinten elég sok olyan bukott projektről lehet hallani, ahol az eredeti fókusz, az eredeti projekt alapjaihoz képest nagyon eltértek az egyedi fejlesztések irányába. Aztán szétesik minden, mind költségvetésében, mind időtartamában, mind funkciójában.