6 fontos tudnivaló ERP és webáruház összekötése előtt

Webáruház és vállalatirányítási rendszer összekötéséhez jó, ha tisztában vagyunk néhány fontos tényezővel. Az alábbi hat pont segíthet abban, mire érdemes figyelni!

1. Webáruház projektfelelős kijelölése

A webáruház elindítása előtt jelölj ki egy egyszemélyi felelőst, aki a bevezetésért fog felelni (Projektkultúra, 1. lecke). Ez a személy soha ne az első számú vezető, az ügyvezető legyen, mert akkor sohasem fog elkészülni és működni. Úgy delegáld a teendőket, hogy adj neki teret és biztosítsd, hogy ideje is legyen a projektre, ne csak egy újabb feladatot kapjon. Az ügyvezetőnek is részt kell vállalnia a munkában, hiszen a stratégia, a célok kijelölése az ő feladatköre, de operatívan nem érdemes részt vennie a projektben, hiszen nem 2-3 óráról van szó, hanem több hónapos projektről.

Stratégiai kérdés például, hogy B2B webáruházat indítunk és csak regisztrációval láthatóak az árak, vagy B2C webáruházban gondolkodunk, ahol mindenki láthatja az árainkat. A projekt felelősének pedig tudnia kell az egész folyamatot kézben tartania.

A stratégia az alapja mindennek, ha ez nincs, csak a „konkurencia is nyitott webáruházat, nekem is kell” mentalitás, akkor nagyon nehezen tudjuk majd lemérni, sikerült-e eredményesen lezárnunk a webáruház-építési projektünket.

2. Célok meghatározása

Célok meghatározása az egyik legfontosabb lépés. Cél lehet a vevők jobb kiszolgálása, új értékesítési csatorna bevezetése, folyamatok optimalizálása, automatizálása, munkaerő terhelésének csökkentése, illetve hatékonyságának növelése, de főként a kontroll a rendszerek felett. A célok meghatározása előtt viszont tisztában kell lenned azzal, mire képes az ERP-rendszered, milyen lehetőségeket használsz ki ma, és mi rejlik még benne, milyen tartalékai vannak. Ha van egy „alkalmazásgazda” a cégednél, őt is vond be a projektbe. Ha nincs „alkalmazásgazdád” az ERP-rendszeredhez, akkor nehezebb dolgod lesz.

3. Jogi audit

A jogszabályi megfelelőség érdekében egy sor dolgot rendbe kell tenni egy jogi audit keretében. Tapasztalt, a témában specialista jogi képviselőre mindenképpen szükséged lesz. Fontosabb témák:

• GDPR-audit 
• ÁSZF kidolgozása 
• adatgazda tisztázása
• kezelési szabályzat, amelyben meg van határozva, ki az adminisztrátor, ki a weboldal kezelője, kik milyen jogokkal férhetnek hozzá az oldalhoz
• ki jogosult a hibák jelzésére, fejlesztés kérésére, tehát ki az, aki a fejlesztőkkel kommunikálhat
• ki intézkedhet a domain ügyében
• ki felel a logisztikáért (belsős, külsős) stb. Ne vedd félvállról a jogi megfelelőséget, hiszen egyre több büntetésről hallani. 

4. Adatminőség

Már az integráció bevezetésének gondolata után érdemes átvizsgálni az adataink minőségét, hiszen csak automatizáltan érdemes soktermékes webáruházat fejleszteni. Kérdés, hogy ma mit tárol az ERP-rendszer, és milyen minőségben? Ez lesz az adatminőségi audit. 

Sok problémát okoz a nevek, cikkszámok nem azonos struktúrában történő tárolása, az ártáblák nem logikus felépítése, vagy a túl sok ár (egyéni árazás) használata. Egy webáruház nem tud kivételek halmazával hatékonyan működni az árazás terén, egyszerűsíts! A megfelelő minőségű fotók hiánya jelentős gondot okozhat, ahogy a nem megfelelő termékleírások és a műszaki adatok tárolása is.

Át kell gondolni a termékkategóriákat, hogy a webáruház termékkínálata jól átlátható, logikus felépítésű struktúrába sorolható legyen. Induláskor érdemes nem a teljes termékpalettával indulni, mert az összes termék rendszerbe bedolgozása hosszú folyamat. (Pareto elv alapján érdemes kijelölni a még kezelhető termékmennyiséget, amivel a webshop indítható.)

5. Marketingstratégia a webáruházhoz

A marketing egy másik sarkalatos pontja a rendszerek összekötésének, mert enélkül a webáruház egy benzin nélküli autó. Számíts arra, hogy marketingre a webáruház fejlesztési költségének legalább a kétszeresét kell elköltened, hogy tényleg beinduljon a kívánt forgalom az indulás után.

A marketingstratégia, célcsoport-meghatározás természetesen termékfüggőek, de a marketinget is bízd profikra! SEO, social media, affiliate marketing, a vásárlói élmény fokozása, vásárlói vélemények, kalkulátorok, kapcsolódó termékek, upselling, cross-selling, gamification, szövegek, bónuszrendszer, offline marketing, hírlevél-rendszer, kosárelhagyás utánkövetése stb., mind hasznos eszközök lehetnek. 

6. Tesztelj, tesztelj, tesztelj!

Tesztelj mindig valami újat, hogy megtaláld, mely aktivitások működnek, és ha megtalálod a szent grált, optimalizálj! A marketinges munkája soha nincs kész, valamit mindig jobbá lehet tenni. Ma a marketingesek legjobbjai is adatvezérelten dolgoznak, nem érzésből, ezért pontosan le tudod mérni a hatékonyságukat, tehát ne félj az együttműködéstől, hanem követeld meg az eredményeket!

Persze ehhez előtte építs tényadatok mérésére alkalmas rendszereket! Mindig nagy kérdés, hogy milyen adatok kiszolgálására, szinkronizálására képes az ERP-rendszer, mert nem minden esetben képes arra, amire szükség van, és ez nagyban hátráltathatja a bevezetést. Ha az ERP-rendszered adatstruktúrájának felépítése nem volt körültekintő, szükséges lehet ezt újragondolni. Ha régebbi verziójú ERP-rendszert használsz, és lassan időszerű a verzióváltás is (nagyobb nemzetközi rendszerek esetén ezt gyakran kötelező időnként megtenni), érdemes akár a két projektet egy időben előkészíteni.

Gyakorlatilag bármilyen modern ERP-rendszert lehet integrálni webes felülethez, a lehetséges integrálhatósági fokot meg lehet állapítani a dokumentáltságból, az API-ból, az ERP-rendszer feltöltöttségéből.

Ha eddig csak gondolkodtál webáruház elindításában, és van vállalatirányítási rendszered, akkor már tudod is, mivel kell kezdened a tervezési, bevezetési folyamatot. Az ügyfelek, vásárlók részéről ez már elvárás, és óriási piaci potenciált tartogat. Webes kereskedelemre fel!

A cikk eredetileg a Computerworld oldalán jelent meg 2020. október 13-án.