Mi az a TCO?
A Total Cost of Ownership, vagyis a tulajdonlás teljes költsége – amit egy ERP rendszer esetén legalább 3 évre szoktunk kiszámolni, és ez biztosan nem egyezik meg a leendő szoftverszállító ajánlatával, mert jóval több tétellel kell számolnunk. A szoftverszállító cégeknek nem feltétlenül érdeke ezt a témát feszegetni, de egy vállalatnak a tudatos tervezéshez ez elengedhetetlen.
A projekt ára legtöbbször a licenc díjakat, a felmérés, koncepció készítés, programozás, oktatás, tesztelés támogatás, migrációs, egyéb szolgáltatások díját tartalmazza. A legtöbb ügyfelünk szereti, ha ez fix ár. De meg lehet teljesen pontosan határozni ezt előre? Az a tapasztalatom, hogy nem. Ennek oka, hogy a legalaposabb előkészítés mellett is előfordul, hogy az ERP rendszer bevezetése alatt valamilyen változás áll be: a jogszabályok, nagy partnerek igényei, üzleti környezet vagy akár az Ügyfél saját tevékenységének bővülése, belső folyamatainak változása miatt is. Minden esetben azt szoktam javasolni, hogy a kialkudott projekt áron felül legalább 10-15 százaléknyi tartalékot képezzünk.
Onpremise rendszer vásárlása esetén a szoftver licencárának akár 15-20 százalékát is kifizetik a szoftverszállítónak ún. éves karbantartási díjként, ami a folyamatos törvényi megfelelésre és a hibajavításokra, apróbb fejlesztésekre elég, illetve biztosítja a jogot az ügyfélnek, hogy az újabb verziókat, releaseket is megkaphatja további költség nélkül. Elvileg. A gyakorlatban azt látom, hogy az Ügyfelek jelentős része olyan mennyiségű egyedi fejlesztési igényt fogalmaz meg, és olyan sokáig halogatja a verzió váltási projektet, hogy a sima, technikai verzióváltás nem lehetséges, inkább reimplementációról beszélünk 8-10 éves rendszerek esetén.
A TCO-nak része a hardver költség, az üzemeltetési költség, a projekthez kötődő bérköltségek, bónuszok, prémiumok. Volt olyan ERP projektünk egy 20 milliárd forintos árbevételű cégcsoportnál, ahol 52 fős kulcsfelhasználói team tesztelte a szoftvert. Ez heti 10 millió forintos bérköltséget jelentett. Vagyis nem volt mindegy, hogy 3 vagy 6 hét kell a teljes teszteléshez, hiszen a 3 hét átfutási idő növekmény akár 30 milliós belső költség növekedést is jelentett.
A TCO-nak számos egyéb tétel mellett része a munkaállomások, szerverek és kapcsolódó szoftverek, interfészek, RFID eszközök, nyomtatók, adatbáziskezelők megvásárlásának és fenntartásának díja is.
TCO-t érdemes és kell is kalkulálni felhő alapú rendszer bevezetése esetén is.
A cikk a Computerworld oldalán jelent meg, 2019. októberében.
