Miért fontos a tudatos projekt-tervezés?

Gyakran találkozunk azzal a jelenséggel, hogy az ERP beruházásba belevágni szándékozó ügyfelek szájhagyomány útján szerzik be a referencia infóikat arról, hogy melyik projekt hogyan bukott el, és az esetek többségében persze csak szépen kozmetikázott részinfókat kapnak a többi vállalatvezetőtől: „mindig a szállító hibájából”. Nem is csoda, hiszen ki ismerné be szívesen, hogy a saját felkészületlensége szintén ott van a hibalistán.

26 évnyi tapasztalattal a hátunk mögött kijelenthetjük: az esetek nagyobbik részében az ügyfél vastagon benne van a bukott projektekben. Hiszen az előkészítés nélküli, rosszul menedzselt projektek eleve halálra vannak ítélve. Pedig, néhány egyszerű alapelvet betartva radikálisan csökkenthetők lennének az ügyfél oldali projektkockázatok. 

Tudatos. Projekt-terjedelem. Tervezés.

Át kell nézni a cég folyamatait, meghatározni, hogy melyeket szeretnénk lefedni új szoftverrel vagy szoftverekkel. És nem merő lustaságból/kényelemből/bármilyen egyéb okból egy darab ERP-rendszerbe belefejlesztetni minden üzleti igényünket. Az agyonfejlesztett, szétfeszített ERP-rendszerek elveszítik azt az előnyt, amit a standard szoftverek adhatnának: és ebben az ügyfél felelőssége rendkívül nagy. Persze, gyakran szállítói stratégia is, hogy megpróbálnak eladni még 100-200 napnyi fejlesztést – de ez pont olyan felkészültséget igényel, mint amikor autóvásárlásnál végül nem rendeljük meg a teljesen felesleges extrákat.

És persze, a legnagyobb multikat kivéve a legtöbbször nincs meg ehhez házon belül a szakértelem. De erre is egyszerű a válasz: vásároljunk a piacról. Igen, a szoftver- és szállító-független tanácsadóra gondolunk. A szoftverszállítónak teljesen mások az érdekei: ha sok a ráérős fejlesztője, akkor fejlesztést akar eladni. Ha meg éppen kevés, akkor erővel tol a teljesen standard megoldás felé. Kell egy tudatos, érdeknélküli, profi tervezői munka ehhez a folyamathoz.

Belső projektcsapat

Egy 200-300 fős cégnél legalább 20-30 embert kell bevonni az ERP-projektbe ahhoz, hogy partner tudjon lenni a szoftvercég számára: projektszponzor, projektvezető, projektadminisztrátor, munkacsoport-vezetők üzleti területenként, és legalább minden munkacsoportban 2-3 kulcsfelhasználó kijelölése és mozgatása szükséges. Delegáljunk embert és adjunk neki rá időt, hogy minőségi munkát tudjon végezni! Ha a napi munkavégzés alól legalább részben nem tudjuk tehermentesíteni a projektcsapatot, máris kritikus úton a projekt. Egy ilyen projekthez extra erőfeszítésre lesz szükség a projektcsapat tagjaitól, ennek megfelelően szükséges honorálni őket: célprémium nélkül nehéz lesz egy 8-14 hónapos projekt alatt munkára bírni a csapatot.

Ha nem tud felállni egy élő, működő, hatékony projektszervezet, mire érkezik az ERP-szállító, nincs esély az eredményes projektzárásra.

Adatmigráció

Lehet szó a világ legjobb, legtökéletesebben paraméterezett ERP-rendszere, profin kiképzett felhasználókkal, ha rosszul migráltuk a nyitó- és törzsadatokat, akkor kínkeserves időszak elé nézünk. Ráadásul a meglevő ügyviteli rendszerekből, innen-onnan, Excel-táblákból össze kell varázsolni az adatokat, amiket ki kell tisztítani, szelektálni. Sokszor olyan adatokkal kell kiegészíteni, amik eddig használaton kívül voltak, de az új ERP-rendszerben valamilyen funkciót vezérel. A migrációs feladatok hosszú heteket, hónapokat igényelnek. És rettenetesen fárasztó, unalmas, nagyfokú precizitást igényelnek. Amit a legtöbb ügyfél megpróbál elbliccelni, vagy a szállító nyakába varrni.

Tesztelés

Mire ide elérnek a projektek, elfogy a lelkesedés és az energia, és sok cég csak nagyjából nézi meg, hogy pontosan mit is kapott. Pedig, ha előzetesen elkészítették azokat a tesztforgatókönyveket, amik részletesen leírják, milyen üzleti esetekben, hogyan kellene működnie a rendszernek, már valóban szinte csak egy „csekkolás” a tesztelés. Időigényes persze maga a munkafolyamat, és unalmas a dokumentálása, de bátran állítjuk, hogy megéri. Minden projektnél az éles indulást követően ott alakul ki a dráma, amelyik üzleti terület vezetője nem tartotta kézben a tesztelés során a csapatát.

Egy ERP-projekt sikeressé tétele sok tényezős munka: kell hozzá egy jól felkészült ügyfél, egy jól megválasztott szoftver, egy elkötelezett szoftverszállító és egy ügyfél oldali, független szakértő sem árt. Sok apróságon el lehet csúszni, de ha a bemutatott négy rizikófaktorra helyes választ adunk ügyféloldalról legalább meglehet az a jó érzésünk: mi minden fontos dolgot megtettünk a siker érdekében.

A cikk eredetileg a Computerworld.hu oldalon jelent meg 2018-ban.