ERP, AI és kultúraváltás: mit tanulhatunk az Optentől?
Mit jelent ma egy ERP-rendszer bevezetése egy magyar középvállalatnál? Csak egy új szoftver? Vagy valami sokkal több? Az ERP Podcast 7. adásának vendége volt dr. Csorbai Hajnalka, az Opten stratégiai igazgatója. Az inspiráló és tanulságos beszélgetésből kiderül: nem csupán technológiai projektről beszélünk, hanem szemléletformálásról, kultúraváltásról és komoly vezetői kihívásokról, amellyel még egy digitálisan érett, adatvezérelt cégben is szembesülnek.
Az ERP-rendszer bevezetése a legtöbb vállalat életében fordulópont. Noha gyakran informatikai projektként kezelik, valójában sokkal inkább szervezeti átalakulást jelent. Az Opten példája – ahol a vállalat több évtizedes múlttal, fejlett digitális kultúrával és adatvezérelt működéssel rendelkezik – jól illusztrálja, hogy a technológiai érettség önmagában még nem garancia a gördülékeny átmenetre.
A projekt során világossá vált, hogy a vállalatnak nem csupán egy új rendszert kellett megtanulnia használni, hanem alapjaiban kellett újragondolnia működését, folyamatait. Sőt, döntési mechanizmusait is. A rendszerbevezetés előkészítése közel egy évet vett igénybe, maga a kivitelezés pedig további tizenkét hónapot, több ponton újratervezéssel és optimalizálással.
Vezetői részvétel mint a siker kulcstényezője
A siker záloga az volt, hogy a stratégiai döntéshozatal nem delegálódott az operatív szintre. A vezetőség – élén Csorbai Hajnalkával, az Opten stratégiai igazgatójával – aktív szerepet vállalt a folyamat minden fázisában. Ez nemcsak a döntési idő lerövidülését, hanem a projekt iránti belső elköteleződés erősödését is jelentette.
Az integráció fókuszában a pénzügyi modulok álltak: számlázás, követeléskezelés, banki egyeztetés. Ugyanakkor a rendszer szorosan kapcsolódik a már korábban bevezetett CRM-hez is. Ez az integrált működés tette lehetővé az automatizált ügyfélkiszolgálást: a megrendeléstől a jogosultságkezelésig minden folyamat zökkenőmentesen, emberi beavatkozás nélkül zajlik.
Az új rendszer kialakítása során tudatosan kerültek ki azok az elemek, amelyek nem igényelnek ismétlődő feldolgozást – ezek csak ideiglenesen maradtak Excel-alapú megoldásként. A fejlesztési irányt az a belső szabály határozza meg, hogy amit egy kolléga hetente egy óránál többet használ, arra érdemes automatizált megoldást fejleszteni. Ez a megközelítés a hatékonyság mellett költségtudatosságot is biztosít.
AI, mint szövetséges
A technológiai újítások sora azonban nem állt meg az ERP-nél. Az Opten felismerte, hogy az AI nem versenytárs, hanem erőteljes szövetséges lehet a vállalati folyamatok optimalizálásában. A mesterséges intelligencia bevezetése egy felsővezetői kezdeményezésként indult. Célja pedig nem pusztán a produktivitás növelése volt, hanem egy újfajta gondolkodásmód meghonosítása a szervezetben.
Kezdetben az alkalmazottak hétköznapi célokra használták a ChatGPT-t – ez azonban lehetőséget teremtett arra, hogy komfortosan bánjanak vele. Ezt követte a szakmai alkalmazás: dokumentáció, tesztek, sőt, programozási feladatok támogatása is megjelent a felhasználási körben. Mára 36 különböző AI-megoldást használnak a cégnél – az IT, marketing, pénzügy, behajtás és adatfeldolgozás területén egyaránt.
A legnagyobb áttörést azonban nem az egyes technológiai komponensek hozták el. Hanem az, hogy az Opten képes volt kultúraként tekinteni a digitalizációra. A szemléletformálás, a tudatos promptolás, a visszacsatolásra épülő tanulási folyamat és az AI-championok kinevezése mind hozzájárultak ahhoz, hogy az új eszközök valóban beépüljenek a mindennapi működésbe.
Tanulságok: hogyan érdemes hozzáfogni egy ERP vagy AI projekthez?
- Gondolkodjunk rendszerben: A CRM, ERP és BI együttműködése hosszú távon csak akkor lehet sikeres, ha már a tervezés szintjén összhangban vannak.
- Ne féljünk segítséget kérni: Egy külső, független tanácsadó segíthet megőrizni a vállalat érdekeit egy komplex projekt során.
- A felsővezetői szerepvállalás nem opcionális: A stratégiai szintű részvétel nélkülözhetetlen a sikerhez.
- Az AI nem fenyegetés, hanem lehetőség: De csak akkor, ha megfelelő kultúra és belső támogatás áll mögötte.
- Automatizáljunk, de ésszel: Csak azt, ami valóban repetitív, és amelynek megtérülése belátható időn belül biztosítható.
H érdekelnek további, hasonló tartalmaink és az ERP Podcast előző vagy soron következő adásai, kövesd be a YouTube és Spotify csatornánkat!
